Tipos de Sistemas de Gestión Documental
En las últimas décadas, el sector empresarial ha sido testigo de grandes transformaciones debido a la fuerte influencia de una revolución tecnológica sin precedentes. Estos cambios han fomentado el desarrollo de un nuevo paradigma tecno económico, compuesto por un conjunto de innovaciones informáticas y principios organizacionales, con un efecto modernizador en todo el tejido económico y social, tanto a nivel local como mundial.
Esta realidad es parte de un fenómeno mayor: el surgimiento de una sociedad planetaria que gira en torno de la información.
Toda organización que desee insertarse en este nuevo orden mundial basado en la información, ha de planificar una estrategia que le permita ser capaz de adaptarse y mejorar de forma permanente, incorporando tecnologías de información y comunicación, e insertando principios y modelos de gestión que promuevan la implementación de innovaciones. En este contexto, los Sistemas de Gestión Documental impulsados por las distintas normas ISO, se han convertido, en pocos años, en un elemento estratégico imprescindible para las empresas. Estas normas establecen lineamientos, políticas y pautas que inciden favorablemente sobre todos los procesos asociados a la Gestión de Documentos.
Actualmente, las normas ISO han evolucionado a fin de permitir el trabajo con documentos, no sólo en soporte físico, sino también en formato digital. La finalidad es maximizar la Gestión Documental con un importante proceso normalizador de sus teorías y prácticas, aplicable a diferentes organizaciones, tanto públicas como privadas. Así, los distintos Tipos de Sistemas de Gestión Documental de las normas ISO se han convertido en elementos dinamizadores de la competitividad empresarial, brindando soluciones a toda clase de desafíos, como por ejemplo la optimización de la toma de decisiones y el mejoramiento en la prestación de servicios, entre muchos otros.
Principales normas ISO relacionadas con la Gestión Documental
A lo largo de su historia, la Organización Internacional para la Estandarización –International Organization for Standardization– (ISO) ha aprobado numerosas normas vinculadas a la Gestión de Documentos. Cada una de ellas constituyó un hito de enorme relevancia al agilizar la gestión administrativa de las empresas y facilitar el control eficiente y sistemático en la creación, mantenimiento, uso y eliminación de los documentos. De hecho, la familia de normas ISO ha dado lugar al nacimiento de diferentes Tipos de Sistemas de Gestión Documental. Algunas de las más relevantes son las siguientes:
- Norma ISO 15489: básicamente, está compuesta de dos partes. En la primera, se definen los conceptos básicos, principios y requisitos de la Gestión Documental en las organizaciones, especificando los elementos que deben tenerse en cuenta para garantizar un desempeño eficiente. En la segunda parte, se ofrece un informe técnico que proporciona una metodología para la implementación de un Sistema de Gestión de Documentos de acuerdo con los principios definidos en la primera parte.
- Norma ISO 15801: describe la implementación y operación de Sistemas de Gestión Documental que almacenan información en formato electrónico, brindando soluciones a diferentes aspectos: confiabilidad, fiabilidad, autenticidad e integridad. En este marco, se especifica además cómo resguardar el ciclo de vida de un documento electrónico, desde el momento de la captura inicial hasta su eventual destrucción.
- Norma ISO 18492: proporciona orientación práctica y metodológica para la conservación a largo plazo y la eventual recuperación de la información electrónica basada en documentos, cuando el período de conservación se extiende más allá de la vida útil de la tecnología que sirve de soporte, tanto en lo que respecta al hardware como al software. El desafío consiste en que la tecnología no condicione la creación e implementación de los Sistemas de Gestión Documental.
- Norma ISO 19005: aborda puntualmente la temática referida a la Gestión de Documentos en formato de archivo electrónico para su conservación a largo plazo. Con esta norma se inicia una nueva familia de estándares ISO diseñada para responder a la creciente necesidad de conservar la información en documentos electrónicos, garantizando su perfecto resguardo durante extensos períodos de tiempo.
- Norma ISO 32000: especifica un formato digital para la implementación de una Gestión Documental que haga posible el empleo e intercambio de documentos electrónicos, independientemente del entorno tecnológico en el que hayan sido creados, modificados o administrados.
- Norma ISO 30300: estipula los términos y definiciones aplicables a las normas sobre sistemas de gestión de registros MSR –por las siglas en inglés de Management Systems for Records–. A su vez, establece las condiciones para la implementación de un MSR, especificando sus principios y ofreciendo un enfoque basado en procesos con funciones para la alta dirección de una organización.
- Norma ISO 30301: detalla los requisitos necesarios para desarrollar una política de gestión de registros. Asimismo, define los objetivos y las metas que debe asumir una organización para poder implementar adecuadamente las mejoras sistémicas que resulten necesarias para una efectiva Gestión de Documentos.
- Norma ISO 9000: si bien es cierto que la vasta familia de normas ISO 9000 está diseñada específicamente para la gestión de calidad de productos y servicios en las organizaciones, también ofrece orientación en lo que respecta a diferentes herramientas relacionadas con los Sistemas de Gestión Documental.
Beneficios del software de Gestión de Documentos de LOYAL SOLUTIONS
Eficiente, flexible y potente, el software de Gestión Documental de LOYAL SOLUTIONS ha sido específicamente concebido para llevar a cabo el control, revisión, publicación, actualización y consulta de las bases de datos, constituyendo un excelente recurso digital para PYMES y grandes compañías.
Nuestro software de Gestión Documental brinda los siguientes beneficios:
- Acceso ágil a toda la información disponible en la empresa, gracias a una ubicación simple de los documentos.
- Personalización de los flujos de trabajo, debido a una interfaz sumamente intuitiva ofrecida por el software.
- Confidencialidad de la documentación, mediante un acceso restringido asignado a cada usuario en particular.
- Posibilidad de cotejar las diferentes versiones de un documento, gracias a un registro ilimitado de los cambios producidos.
- Incremento de la productividad, debido a una considerable reducción de trabajo en la revisión y aprobación de documentos.
- Eficiente resguardo de la información, a través de una única base de datos centralizada, que evita duplicaciones y redundancias.
- Amplio ahorro de costos, mediante un menor consumo de papel y un muy bajo mantenimiento de impresoras y fotocopiadoras.
Ahora bien, dado que nuestra plataforma está pensada para optimizar todos los procesos asociados al desarrollo de las organizaciones, en LOYAL SOLUTIONS no sólo ofrecemos el módulo de Gestión de Documentos (DMS), sino también otros cuatro destinados a Gestión de Calidad (QMS), Gestión de Performance (KPI), Gestión de Riesgos (RSK) y Gestión de Compliance (CMP).
Con más de dos décadas de historia, una dilatada trayectoria en 13 países de Latinoamérica y un portafolio que supera los 150.000 usuarios, en LOYAL SOLUTIONS contamos con todos nuestros procesos certificados bajo las más estricta normas ISO. Para más información, consulte a nuestros especialistas.
Fuentes:
https://dialnet.unirioja.es/servlet/articulo?codigo=5101938
https://www.ambit-bst.com/blog/que-caracteristicas-debe-reunir-un-buen-sistema-de-gestion-documental
https://www.isotools.org/2017/11/17/caracteristicas-del-sistema-de-gestion-de-documentos-iso/
