Sistema de gestión de documentos
Optimice los procesos de su organización de forma simple y rápida.
ESCRÍBANOS
Sistema de gestión de documentos
Simplifique los procesos de su organización, además de la documentación, de forma rápida y sencilla:
Administra los documentos de manera eficiente con funciones como flujo de aprobación, flujos de trabajo configurables y herramientas para editar, revisar y aprobar documentos. También ofrecemos compatibilidad con MS Office, PDF, imágenes, entre otros.
Con nuestras herramientas de calificación de documentos, control de copia y capacidad de calificar lectores según el contenido, puede estar seguro de que sus documentos se entienden y evalúan adecuadamente.
Sistema de gestión de documentos
Beneficios:
- Reducción de costos
- Aumento de productividad
- Acceso y edición restringido por usuario
- Seguridad de información
Sistema de gestión de documentos
Simplifique su día a día para obtener mejores resultados:
- Reduzca el consumo de papel y los costos asociados en un 85%, incluido el mantenimiento de impresoras y fotocopiadoras.
- Acelere el proceso de revisión y aprobación de documentos en un 30%.
- Obtenga acceso seguro al 100% de tus documentos. Sólo los usuarios autorizados pueden acceder a la información requerida.
- Centralice toda su información en una única base de datos. Elimina la dispersión y redundancia de documentos en tu sistema de gestión.
¿Por qué implementar un software para la gestión de documentos?
Implementar un software para la gestión de documentos optimiza la eficiencia operativa, mejora la seguridad, facilita la colaboración y asegura el cumplimiento normativo. Esto aumenta la productividad y mejora el rendimiento general de la organización.
Implementar un software de gestión de documentos ofrece múltiples beneficios que mejoran la eficiencia y organización de una empresa. Algunas razones clave para su implementación son:
• Centralización de la información: Todos los documentos se almacenan en un solo lugar, facilitando el acceso y reduciendo la posibilidad de pérdida de datos.
• Aumento de productividad: Automatiza la gestión documental, lo que permite a los empleados dedicar menos tiempo a buscar archivos y enfocarse en tareas más importantes.
• Facilidad de acceso y colaboración: Los documentos pueden compartirse fácilmente entre los miembros del equipo, sin importar su ubicación, mejorando la colaboración.
• Control de versiones: Asegura que todos accedan a la versión más actualizada de un documento, evitando confusiones.
• Seguridad de la información: Proporciona permisos de acceso y auditorías para proteger documentos sensibles y cumplir con normativas de privacidad.
• Cumplimiento normativo: Ayuda a cumplir con regulaciones al mantener registros organizados y accesibles, crucial para industrias reguladas.
• Ahorro de espacio: Digitaliza documentos, reduciendo la necesidad de almacenamiento físico y los costos asociados.
• Búsqueda rápida: Incluye funciones de búsqueda avanzadas que permiten encontrar información fácilmente.
• Flujos de trabajo eficientes: Automatiza procesos de revisión, aprobación y distribución, mejorando la eficiencia y reduciendo tiempos.
• Análisis y reportes: Genera informes sobre el uso de documentos para identificar áreas de mejora.
¿Cuáles son los beneficios económicos de implementar un software de gestión de documentos?
Implementar un software de gestión de documentos no solo optimiza la eficiencia operativa, sino que también mejora la rentabilidad y la sostenibilidad de la empresa.
Implementar un software de gestión de documentos puede generar múltiples beneficios económicos para una organización. Algunos de los más importantes son:
• Reducción de costos operativos: Disminuye el uso de papel, impresión y almacenamiento físico, lo que genera ahorros a largo plazo.
• Aumento de la productividad: Facilita el acceso y la búsqueda de documentos, reduciendo el tiempo dedicado a tareas administrativas y permitiendo que los empleados se enfoquen en actividades más productivas.
• Mejora en la colaboración: Permite que varios usuarios accedan a los documentos fácilmente, mejorando el trabajo en equipo y acelerando la toma de decisiones.
• Cumplimiento normativo: Ayuda a mantener registros organizados y accesibles, reduciendo el riesgo de sanciones por incumplimiento de normativas legales.
• Menor riesgo de pérdida de información: Digitalizar los documentos minimiza el riesgo de pérdida o daño, evitando costos elevados en caso de desastres o errores.
• Optimización del espacio: Al reducir el uso de archivos físicos, se libera espacio en la oficina, lo que puede disminuir costos de alquiler o mantenimiento.
• Análisis de datos: Ofrece herramientas para analizar patrones y tendencias, facilitando la toma de decisiones estratégicas.
• Facilidad de escalabilidad: Se adapta fácilmente a las necesidades crecientes de la empresa sin grandes inversiones en infraestructura física.
• Mejora de la satisfacción del cliente: Agiliza procesos y reduce tiempos de respuesta, mejorando la experiencia del cliente y aumentando su lealtad.
• Acceso remoto: Permite que los empleados accedan a documentos desde cualquier lugar, aumentando la flexibilidad y capacidad de respuesta de la organización.