Sistema de gestão de documentos
Otimize os processos de sua organização de forma fácil e rápida
CONTATO
Sistema de gestão de documentos
Simplifique os processos de sua organização, além das documentações, de forma rápida e simples:
Sistema de gestão de documentos
Benefícios:
- Redução de custos
- Aumento da produtividade
- Acesso e edição restritos por usuário
- Segurança das Informações
Sistema de gestão de documentos
Simplifique seu dia-a-dia para obter melhores resultados:
- Reduza o consumo de papel e os custos associados em 85%, incluindo a manutenção de impressoras e fotocopiadoras.
- Agilize o processo de revisão e aprovação de documentos em 30%.
- Obtenha acesso seguro a 100% de seus documentos. Somente os usuários autorizados podem acessar as informações necessárias.
- Centralize todas suas informações em uma única base de dados. Elimine a dispersão e redundância de documentos em seu sistema de gestão.
Por que implementar um software para a gestão de documentos?
Implementar um software para a gestão dos documentos otimiza a eficiência operacional, melhora a segurança, facilita a colaboração e garante a conformidade regulatória. Isso aumenta a produtividade e melhora o rendimento geral da organização.
Implementar um software de gestão de documentos oferece múltiplos benefícios, que melhoram a eficiência e a organização de uma empresa. Alguns motivos chave para sua implementação são:
- Centralização das informações: Todos os documentos são guardados em um único lugar, facilitando o acesso e reduzindo a possibilidade de perda de dados.
• Aumento da produtividade: Automatiza a gestão de documentos, o que permite aos funcionários dedicar menos tempo à busca de arquivos e ter o foco em trabalhos mais importantes.
• Facilidade de acesso e colaboração: Os documentos podem ser compartilhados facilmente entre os membros da equipe, independendo de sua localização, melhorando a colaboração.
• Controle de versões: Garante que todos acessem as versões mais atualizadas de um documento, evitando confusões.
• Segurança das informações: Oferece permissões de acesso e auditorias, para proteger documentos sensíveis e atender as normativas de privacidade.
• Conformidade regulatória: Contribui para atender as regulações, mantendo registros organizados e acessíveis, o que é crucial para indústrias reguladas.
• Economia de espaço: Digitaliza documentos, reduzindo a necessidade de armazenamento físico e os custos associados.
• Busca rápida: Inclui funções de busca avançadas, que permitem achar informações facilmente.
• Fluxos de trabalho eficientes: Automatiza processos de revisão, aprovação e distribuição, melhorando a eficiência e reduzindo tempos.
• Análise e relatórios: Gera relatórios sobre o uso de documentos para identificar áreas de melhora.
Quais são os benefícios econômicos da implementação de um software de gestão de documentos?
Implementar um software de gestão de documentos não só otimiza a eficiência operacional, mas também melhora a rentabilidade e sustentabilidade da empresa.
Implementar um software de gestão de documentos pode gerar múltiplos benefícios econômicos para uma organização. Alguns dos mais importantes são:
- Redução de custos operacionais: Reduz o uso de papel, impressões e armazenamento físico, o que gera economias no longo prazo.
• Aumento da produtividade: Facilita o acesso e a busca de documentos, reduzindo o tempo dedicado a trabalhos administrativos e permitindo aos funcionários terem o foco em atividades mais produtivas.
• Melhora na colaboração: Permite que vários usuários acessem documentos com facilidade, melhorando o trabalho em equipe e acelerando a tomada de decisões.
• Conformidade regulatória: Ajuda a manter registros organizados e acessíveis, reduzindo o risco de sanções por descumprimento de normativas jurídicas.
• Menor risco de perda de informações: Digitalizar os documentos minimiza o risco de perda ou dano, evitando custos elevados no caso de estragos ou erros.
• Otimização do espaço: Reduzir o uso de arquivos físicos libera espaço no escritório, o que pode diminuir custos com aluguel ou manutenção.
• Análise de dados: Oferece ferramentas para analisar padrões e tendências, facilitando a tomada de decisões estratégicas.
• Facilidade de escalabilidade: Fácil adaptação às necessidades crescentes da empresa sem grandes investimentos em infraestrutura física.
• Melhora da satisfação do cliente: Agiliza processos e reduz tempos de resposta, melhorando a experiencia do cliente e aumentando sua lealdade.
• Acesso remoto: Permite que os funcionários acessem os documentos desde qualquer lugar, aumentando a flexibilidade e capacidade de resposta da organização.