Tipos de Sistemas de Gerenciamento de Documentos

Tipos de Sistemas de Gerenciamento de Documentos

Nas últimas décadas, o setor empresarial tem observado grandes transformações devido à forte influência de uma revolução tecnológica sem precedentes. Essas mudanças têm promovido o desenvolvimento de um novo paradigma técnico-econômico, composto por um conjunto de inovações computacionais e princípios organizacionais, com efeito modernizador econômico e social, tanto local quanto global. Essa realidade faz parte de um grande fenômeno: o surgimento de uma sociedade que gira em torno da informação.

Qualquer organização que deseje inserir essas pessoas nesta nova ordem mundial baseada em informações, deve planejar uma estratégia que permita que ela seja capaz de se adaptar e melhorar permanentemente, incorporando tecnologias de informação, comunicação e inserindo princípios e modelos de gestão que promovam a implementação de inovações. Nesse contexto, os Sistemas de Gerenciamento de Documentos, impulsionados pelos diferentes padrões ISO, tornaram-se, em poucos anos, um elemento estratégico essencial para as empresas. Essas normas estabelecem diretrizes, políticas e pautas que têm um impacto favorável em todos os processos associados à Gestão de Documentos.

Atualmente, as normas ISO evoluíram a fim de permitir trabalhar com documentos, não apenas em suporte físico, mas também em formato digital. O objetivo é maximizar a Gestão de Documentos com um importante processo normalizador de suas teorias e práticas aplicáveis a diferentes organizações, tanto públicas quanto privadas. Assim, os diferentes tipos de sistemas de gestão de documentos das normas ISO tornaram-se elementos dinamizadores da competitividade empresarial, fornecendo soluções para todos os tipos de desafios, como otimizar a tomada de decisões e melhorar a prestação de serviços, entre muitos outros.

 

Principais normas ISO relacionadas à Gestão de Documentos

 

Ao longo de sua história, a Organização Internacional para a Padronização –International Organization for Standardization – aprovou inúmeras normas relacionadas à Gestão de Documentos. Cada uma delas constituiu uma enorme relevância na simplificação da gestão administrativa das empresas e na facilitação do controle eficiente e sistemático da criação, manutenção, uso e exclusão de documentos. De fato, a família de normas ISO resultou no nascimento de diferentes Tipos de Sistemas de Gerenciamento de Documentos.  Alguns dos mais relevantes são os seguintes:

 

  • Padrão ISO 15489: basicamente, é composto de duas partes. No primeiro, os conceitos básicos, princípios e requisitos da Gestão de Documentos são definidos nas organizações, especificando os elementos a serem levados em conta para garantir um desempenho eficiente. Na segunda parte, é fornecido um relatório técnico que prevê uma metodologia para a implantação de um Sistema de Gestão de Documentos de acordo com os princípios definidos na primeira parte.

 

  • Norma ISO 15801: descreve a implementação e operação de Sistemas de Gerenciamento de Documentos que armazenam informações em formato eletrônico, fornecendo soluções para diferentes aspectos: confiabilidade, autenticidade e integridade. Neste contexto, você também específica como salvar o ciclo de vida de um documento eletrônico, desde o momento da captura inicial até sua eventual destruição.

 

  • Norma ISO 18492: fornece orientação prática e metodológica para preservação a longo prazo e eventual recuperação de informações eletrônicas baseadas em documentos, quando o período de retenção vai além da vida útil da tecnologia (hardware e software).

 

  • Norma ISO 19005: aborda em tempo hábil o tema de Gerenciamento de Documentos em formato de arquivo eletrônico para preservação a longo prazo. Esta norma inclui uma nova família de padrões ISO projetados para responder à crescente necessidade de preservar informações em documentos eletrônicos, garantindo seu armazenamento perfeito por longos períodos.

 

  • Norma ISO 32000: especifica um formato digital para a implementação de Gestão de Documentos que possibilite o uso e a troca de documentos eletrônicos, independentemente do ambiente tecnológico em que tenham sido criados, modificados ou gerenciados.

 

  • Norma ISO 30300: Estipula termos e definições aplicáveis as normas sobre sistemas de gerenciamento de registros MSRManagement Systems for Records. Por sua vez, estabelece as condições para a implementação de um MSR, especificando seus princípios e oferecendo uma abordagem baseada em processos com funções para a alta direção de uma organização.

 

  • Norma ISO 30301: Detalha os requisitos necessários para desenvolver uma política de gerenciamento de registros. Também define os objetivos e metas que uma organização deve empreender para implementar adequadamente as melhorias sistêmicas necessárias para uma gestão efetiva de documentos.  

 

  • Norma ISO 9000: embora seja verdade que a vasta família de padrões ISO 9000 é especificamente projetada para o gerenciamento da qualidade de produtos e serviços nas organizações, também fornece orientações sobre diferentes ferramentas relacionadas aos Sistemas de Gerenciamento de Documentos.  

  

Benefícios Gestão de Documentos do Software de Gerenciamento de Documentos LOYAL SOLUTIONS

Eficiente, flexível e poderoso, o software de Gestão de Documentos Loyal foi projetado especificamente para realizar o controle, revisão, publicação, atualização e consulta de bancos de dados, constituindo um excelente recurso digital para as pequenas, médias e grandes empresas.

Nosso software de gerenciamento de documentos fornece os seguintes benefícios:

  • Acesso ágil a todas as informações disponíveis na empresa, graças a uma simples localização dos documentos.
  • Personalização dos fluxos de trabalho, devido a uma interface extremamente intuitiva oferecida pelo software.
  • Confidencialidade da documentação, através de acesso restrito atribuído a cada usuário em particular.
  • Possibilidade de verificar as diferentes versões de cada documento, graças a um registro ilimitado das mudanças produzidas.
  • Aumento da produtividade, devido a uma redução considerável do trabalho na revisão e aprovação de documentos.
  • A proteção eficiente das informações, por meio de um único banco de dados centralizado, que impede a duplicação e redundâncias.
  • Ampla redução de custos, através de menor consumo de papel e baixa manutenção de impressoras e fotocopiadoras.

No entanto, como nossa plataforma foi projetada para otimizar todos os processos associados ao desenvolvimento das organizações, na LOYAL SOLUTIONS oferecemos não apenas o módulo DMS (Gestão de Documentos),  mas também outros quatro módulos voltados para Gestão da Qualidade (QMS), Gestão de Desempenho (KPI), Gestão de Riscos (RSK) e Gestão de Conformidade (CMP).

 

Com mais de duas décadas de história em 13 países da América Latina e um portfólio que ultrapassa 150.000 usuários, na LOYAL SOLUTIONS temos todos os nossos processos certificados sob os mais rigorosos padrões ISO. Para mais informações, consulte nossos especialistas. 

 

Fontes:

https://dialnet.unirioja.es/servlet/articulo?codigo=5101938

https://www.ambit-bst.com/blog/que-caracteristicas-debe-reunir-un-buen-sistema-de-gestion-documental

http://168.121.45.184/bitstream/handle/20.500.11818/669/COMTEL-2014-129-136.pdf?sequence=1&isAllowed=y

https://www.isotools.org/2017/11/17/caracteristicas-del-sistema-de-gestion-de-documentos-iso/

https://www.exabyteinformatica.com/uoc/Informatica/Analisis_del_contexto_organizativo/Analisis_del_contexto_organizativo_(Modulo_4).pdf

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