Sistema de Gestão de Documentos: o que é e seus benefícios

Sistema de Gestão de Documentos: o que é e seus benefícios

O avanço exponencial das Tecnologias da Informação e a Comunicação deu início a Era da Informação, uma época marcada pelo protagonismo central dos dados nos mais variados âmbitos. Desde a medicina ao entretenimento e desde a política ao esporte, a exploração da informação tem provocado uma revolução inédita em todos os setores, com singulares repercussão no mundo empresarial. De fato, a especificação e a abundância da informação resultam tão relevantes para o futuro dos negócios, que o dado tem passado a ser considerado como o ativo mais apreciado, o “petróleo do século XXI”

Neste contexto, não é de surpreender que as empresas, sobretudo nos últimos anos, tenham decidido migrar massivamente desde o suporte físico ao digital, utilizando distintos tipo de Sistemas de Gestão de Documentos. Garantir métodos eficientes de rastreio, gestão, armazenamento, controle e armazenamento dos documentos constitui um aspecto absolutamente central para o bom desenvolvimento de qualquer negócio. Poe este motivo, a implantação de um Sistema de Gestão de Documentos, que responda às necessidades e características intrínsecas de cada organização, começou a ser assumida como um fator decisivo para o desenvolvimento das empresas.

Agora, um Sistema de Gestão de Documentos, também conhecido como DMS por suas siglas em inglês (Document Management System), é um conjunto de processos, ações e métodos digitais utilizados para gerar, administrar, alterar e guardar qualquer tipo de documentação eletrônica. Se trata de um software que funciona como uma ferramenta de grande valor no âmbito empresarial, já que dinamiza notavelmente o controle documental, preservando a integridade da informação, agilizando a recuperação e facilitando a tomada de decisões estratégicas. Na atualidade, a implantação de um Sistema de Gestão de Documentos, é mais que uma opção, constitui uma autêntica necessidade operacional fundamental para o êxito empresarial.

Vantagens de um Sistema de Gestão de Documentos

Dado que el mercado actual ofrece diferentes tipos de Sistemas de Gestión Documental, cada uno de los cuales presenta ventajas particulares orientadas a una finalidad puntual, es muy importante elegirlo adecuadamente. Su efectividad en un entorno empresarial depende, fundamentalmente, de que el software resulte simple, claro e intuitivo. Además, debe adecuarse a las características generales de la empresa, la clase de documentación a gestionar y la conveniencia práctica de los propios usuarios. Evidentemente, la implementación de un Sistema de Gestión Documental nunca debe ser decidida de forma precipitada, ya que esto puede acarrear graves consecuencias para el desarrollo de un negocio.

Dado que o mercado atual oferece diferentes tipos de Sistemas de Gestão de Documentos, cada um deles apresenta vantagens particulares orientadas a uma finalidade pontual, é muito importante elegê-los adequadamente. Sua eficácia no entorno empresarial depende, fundamentalmente, que o software seja simples, claro e intuitivo. Além disso, deve ser adaptada às características gerais da empresa, ao tipo de documentação a gerir e à conveniência prática dos próprios utilizadores. Evidentemente, a implementação de um Sistema de Gestão de Documentos nunca deve ser decidida de forma precipitada, uma vez que isto pode ter consequências graves para o desenvolvimento de um negócio.

Pontualmente, as vantagens de um Sistema de Gestão de Documentos são as seguintes:

  • Centralização da informação: um software de gestão de documentos não só permite armazenar toda a informação no mesmo programa, mas também acessá-la a partir de qualquer dispositivo eletrônico, em qualquer momento e lugar.
  • Disponibilidade imediata da informação: este sistema otimiza a pesquisa de documentos para que seja possível ter a informação necessária instantaneamente, com dados que estão literalmente a apenas um clique de distância.
  • Aumento da produtividade: o acesso rápido à documentação torna os processos de pesquisa mais simples, permitindo aos empregados poupar tempo, trabalhar com menos distrações e ser mais eficazes.
  • Troca rápida de documentos: graças à implementação de um Sistema de Gestão de Documentos, o trabalho em equipe é muito mais rápido e fácil, alcançando níveis de produtividade mais elevados.
  • Integração de processos: uma vez que a gestão da informação permite uma troca de dados muito rápida, a incorporação de ficheiros e documentos em sistemas e processos organizacionais é exponencialmente simplificada.
  • Segurança e confidencialidade: como nem todos os empregados devem ter acesso a toda a informação de uma empresa, é importante poder administrar as permissões de acesso de acordo com as tarefas atribuídas.
  • Conservação de documentos: outra grande vantagem de um Sistema de Gestão de Documentos é que os arquivos digitais não se deterioram, não mudam nem sofrem qualquer alteração ao longo do tempo.
  • Redução dos riscos de perda: armazenamento eletrônico e protocolos para evitar a perda de documentos reduzem significativamente os riscos de perda ou dispersão de informação.
  • Redução de custos: em termos gerais, os diferentes tipos de Sistemas de Gestão de Documentos caracterizam-se pelo benefício de reduzir os custos relacionados com o armazenamento e administração de dados.
  • Prevenção de redundâncias: um software com estas características tem a vantagem de evitar a incorporação de documentos duplicados que podem gerar confusão e mesmo conduzir a graves ineficiências.
  • Coordenação de edição simultânea: quando vários empregados trabalham simultaneamente no mesmo documento, o programa evita a perda de alterações ou revisões de qualquer tipo.
  • Recuperação de versões anteriores: a implementação de um Sistema de Gestão de Documentos permite recuperar versões anteriores do trabalho, pelo que é possível conhecer e aproveitar as sucessivas alterações de um documento.
  • Cuidados com o meio ambiente: para além de todos os benefícios mencionados, os vários tipos de Sistemas de Gestão de Documentos coincidem num último ponto, permitindo uma atitude muito mais favorável ao meio ambiente.  

LOYAL SOLUTIONS, muito mais que aa implantação de um Sistema de Gestão de Documentos

Com mais de 20 anos de experiência, presença em 13 países da América Latina, mais de 150.000 clientes e certificação ISO 9001:2015, na LOYAL SOLUTIONS oferecemos às empresas um Sistema de Gestão de Qualidade especificamente concebido para fornecer soluções de colaboração de forma ordenada e eficaz. De fato, somos uma empresa líder em sistemas tecnológicos para a gestão das áreas empresariais de qualidade, risco e compliance, com produtos destinados a otimizar os processos e serviços empresariais desenvolvidos com o objetivo de maximizar a satisfação do cliente.

LOYAL SOLUTIONS tem uma arquitetura de vanguarda baseada numa plataforma que combina simplicidade e competência com o objetivo de facilitar a gestão, comunicação e colaboração mútua de todas as áreas de uma empresa. Desta forma, oferecemos 5 módulos específicos:

  • DMS: Gestão de Documentos.
  • QMS: Gestão de Qualidade.
  • RSK: Gestão de Riscos.
  • KPI: Gestão de Indicadores.
  • CMP: Requisitos Normativos.

Em particular, o nosso software de gestão de documentos ou DMS possui um conjunto de programas de gestão de bases de dados para o processamento de documentos científicos, culturais, técnicos e empresariais. De fato, o nosso módulo DMS permite a gestão de todos os documentos gerados numa empresa através do seu controle, revisão, publicação, atualização e consulta dos diferentes integrantes da organização. Além disso, este módulo garante que cada membro tenha acesso imediato à informação requerida, na sua totalidade ou de forma parcial.

Disponível em diferentes línguas e cumprindo as mais rigorosas normas de qualidade, o software de gestão LOYAL SOLUTIONS combina o conhecimento do mercado local com o serviço global para ajudar as empresas a simplificar os seus processos e a melhorar o seu desempenho. Por tudo isto, no LOYAL oferecemos muito mais do que a implementação de um Sistema de Gestão de Documentos. Somos o melhor aliado da empresa, colaborando estrategicamente na busca do máximo desempenho, promovendo a excelência em cada uma das fases de produção e serviço.

 

 

Bibliografia:

https://www.redalyc.org/pdf/1790/179026369003.pdf

https://www.bizneo.com/blog/gestion-documental/#Tipos_de_gestion_documental

https://www.kantansoftware.com/blog/5-beneficios-de-un-sistema-de-gestion-de-documentos-para-la-gestion-de-sistemas-iso/

https://atsgestion.net/sistemas-gestion-documental/

https://www.4tic.com/software-gestion-documental-archivo/beneficios-software-gestion-documental

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