Gestión de Documentos: ¿Sirven los softwares para controlar el proceso?

Gerenciamento de Documentos: O software serve para controlar o processo?

O software de Gerenciamento de Documentos é um recurso computadorizado especialmente projetado para a criação, compartilhamento, organização, armazenamento e backup dos documentos digitais de uma empresa. É uma ferramenta essencial para a otimização de todos os processos empresariais, gerando uma melhoria constante na produtividade e, consequentemente, um aumento radical nos níveis de competitividade das organizações.

Sem dúvida, os métodos antigos de armazenamento de dados não são mais úteis porque têm muitas limitações, tanto técnicas quanto operacionais. Diante disso, o software de gerenciamento de documentos não só garante o acesso imediato às informações disponíveis com múltiplas ferramentas de trabalho, mas também garante a vida útil dos documentos. O cumprimento das normas locais e internacionais tem como resultado, a rentabilidade nas organizações de forma considerável.

De fato, nos últimos tempos, o software Gestão de Documentos tornou-se um elemento central para o desenvolvimento dos negócios, em sintonia com a evolução acelerada da tecnologia, o volume de dados que uma empresa deve gerenciar se multiplicou de forma exponencial. As organizações tendem cada vez mais a adquirir esse recurso computadorizado como parte da migração para o universo digital, sem o qual nenhuma empresa poderia ter sucesso nos negócios do futuro.

Uma vez que os dados do século XXI são o ouro, sua gestão não pode ser insignificante. Por essa razão, um software de Gerenciamento de Documentos não representa apenas a melhor opção quando se trata de organizar e controlar de forma eficaz todos os processos, mas também é um trampolim para aproveitar todos os benefícios que a tecnologia oferece.

 

Fluxos de Trabalho em Gestão de Documentos – Benefícios

Embora a oferta de soluções de software de Gestão de Documentos cresça dia após dia, nem todos têm o nível profissional que as empresas exigem. Por isso, é muito importante que os gestores responsáveis por cada organização saibam como aconselhar as mesmas antes de escolher um software de gerenciamento de documentos. Às vezes, uma má escolha pode levar a sérios inconvenientes operacionais, perda de informações valiosas, tempo perdido, despesas desnecessárias e, acima de tudo, o não aproveitamento de grandes oportunidades de negócios.

 

O software de Gerenciamento de Documentos de nível profissional deve oferecer uma ampla gama de recursos, incluindo “Fluxo de Trabalho”. Basicamente, um Workflow é um conjunto de etapas ou seleções de atividades, que determinam como desenvolver um processo e a metodologia a seguir para alcançar um objetivo estipulado. Dada a tendência atual das organizações que estão em busca de agilidade e descentralização em todas as tarefas, principalmente administrativas e comerciais, o “Workflow” representa uma ferramenta-chave em qualquer software de Gestão de Documentos.

Desta forma, um “Fluxo de Trabalho” permite definir como as tarefas devem ser estruturadas, quais etapas devem ser concluídas e qual é a sua ordem correta em relação a outras ações. Por sua vez, a sincronização dessas tarefas permite determinar a direção em que as informações devem fluir dentro da empresa, facilitando o monitoramento das tarefas e verificando suas conformidades.  Portanto, o principal objetivo dos fluxos de trabalho é reduzir o tempo e otimizar a realização de tarefas, coordenando processos, pessoas e máquinas.

Desde a sua elaboração, alterações, preservação final ou destruição, cada documento ao longo de sua vida, atravessa diferentes instâncias de edição e passa por inúmeras mãos. Através de um “Fluxo de Trabalho”, é possível realizar a automação e controle dos processos que são realizados com documentos dentro de uma empresa, atribuindo responsabilidades, definindo métodos e estipulando horários de trabalho. Graças às ferramentas de fluxo de trabalho que integram o software de Gerenciamento de Documentos, as empresas são internamente organizadas e controladas por cada um de seus processos.

 

DMS, Software de Gerenciamento de Documentos da LOYAL SOLUTIONS 

Com a firme missão de ajudar as organizações a alcançar os mais altos padrões de produtividade, a LOYAL SOLUTIONS oferece seu software de Gerenciamento de Documentos, ou DMS, para que as informações estejam sempre disponíveis, a qualquer hora, em qualquer lugar, para todos os membros de uma empresa. Simples, poderoso e flexível, este módulo é projetado especificamente para ser utilizado tanto quanto em PME’s como em grandes organizações, fornecendo estratégias digitais notáveis que visam aumentar a satisfação do cliente, facilitar a interação com fornecedores e superar o nível de desempenho dos concorrentes.

 

Especificamente, nosso software de Gestão de Documentos é desenhado com o objetivo de gerenciar todos os documentos criados em uma empresa, para controle, publicação, atualização e consulta dos diferentes membros da organização. É um módulo capaz de garantir que cada membro da empresa tenha acesso a todas as informações necessárias de forma eficiente e segura. Além disso, permite identificar de forma clara e intuitiva todos os documentos, independente do nome, versão, tipo, data de criação, status etc.

Por outro lado, nosso software de Gerenciamento de Documentos registra as alterações realizadas em cada arquivo digital, utilizando funções de controle, incorporando uma tabela que possibilita mostrar o histórico de alterações. Também é possível estabelecer um fluxo de trabalho para a elaboração, revisão e aprovação dos diferentes documentos. Por fim, garante a confidencialidade, limitando o acesso de determinadas pastas a pessoas que possuem os níveis de autoridade exigidos, definindo níveis de acesso e, assim, garantindo a integridade das informações.

A LOYAL SOLUTIONS é uma empresa que, com mais de 20 anos de experiência, é líder em sistemas tecnológicos para a gestão das áreas corporativas de qualidade, risco e compliance. Temos ampla experiência, portfólio de serviços e suporte de mais de 150.000 usuários distribuídos em 13 países da América Latina. É claro que todos os nossos processos são devidamente certificados sob a ISO 9001:2015. Por tudo isso, nosso software de Gestão de Documentos é a melhor forma de fornecer, por meio de fácil integração, soluções colaborativas ágil e ordenada, garantindo um controle efetivo de todos os processos de uma empresa.

 

Bibliografia: 

https://soaint.com/gestion-documental/

https://www.openkm.com/es/

https://www.kantansoftware.com/blog/software-para-gestion-de-documentos-iso-que-caracteristicas-debe-reunir/

https://www.datadec.es/blog/workflow-workflow-work-documentary

https://www.r2docuo.com/es/workflow-bpm

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