Sistemas de Gestión Documental: qué son y sus beneficios
El avance exponencial de las Tecnologías de la Información y la Comunicación ha dado nacimiento a la Era de la Información, una época signada por el protagonismo central del dato en los más variados ámbitos. Desde la medicina al entretenimiento y desde la política al deporte, la explosión de la información ha provocado una revolución inédita en todos los sectores, con singulares repercusiones en el mundo empresarial. En efecto, la especificidad y abundancia de la información resultan tan relevantes para el devenir de los negocios, que el dato ha pasado a ser considerado como el activo más preciado, el “petróleo del siglo XXI”.
En este contexto, no es de sorprender que las empresas, sobre todo en los últimos años, hayan decidido migrar masivamente desde el soporte físico al digital, utilizando distintos tipos de Sistemas de Gestión Documental. Asegurar métodos eficientes de seguimiento, administración, almacenamiento, control y resguardo de los documentos constituye un aspecto absolutamente central para el desarrollo exitoso de cualquier negocio. Por este motivo, la implementación de un Sistema de Gestión Documental, que responda a las necesidades y características intrínsecas de cada organización, comenzó a ser asumida como un factor decisivo para el desarrollo de las empresas.
Ahora bien, un Sistema de Gestión Documental, también conocido como DMS por sus siglas en inglés (Document Management System), es un conjunto de procesos, acciones y métodos digitales utilizados para generar, administrar, modificar y guardar cualquier tipo de documentación electrónica. Se trata de un software que funciona como una herramienta de enorme valor en el ámbito empresarial ya que dinamiza notablemente el control documental, preservando la integridad de la información, agilizando su recuperación y facilitando la toma de decisiones estratégicas. En la actualidad, la implementación de un Sistema de Gestión Documental, más que una opción posible, constituye una auténtica necesidad operativa, fundamental para el éxito empresarial.
Beneficios de un Sistema de Gestión Documental
Dado que el mercado actual ofrece diferentes tipos de Sistemas de Gestión Documental, cada uno de los cuales presenta ventajas particulares orientadas a una finalidad puntual, es muy importante elegirlo adecuadamente. Su efectividad en un entorno empresarial depende, fundamentalmente, de que el software resulte simple, claro e intuitivo. Además, debe adecuarse a las características generales de la empresa, la clase de documentación a gestionar y la conveniencia práctica de los propios usuarios. Evidentemente, la implementación de un Sistema de Gestión Documental nunca debe ser decidida de forma precipitada, ya que esto puede acarrear graves consecuencias para el desarrollo de un negocio.
Puntualmente, las ventajas de un Sistema de Gestión Documental son las siguientes:
- Centralización de la información: un software de gestión documental no sólo permite almacenar toda la información en un mismo programa sino también acceder a ella desde cualquier dispositivo electrónico, en todo momento y lugar.
- Disponibilidad inmediata de la información: este sistema optimiza la búsqueda de documentos por lo que es posible tener la información necesaria al instante, con datos que se encuentran literalmente a sólo un clic de distancia.
- Aumento de la productividad: el rápido acceso a la documentación hace posible que los procesos de búsqueda sean más simples, permitiendo a los empleados ahorrar tiempo, trabajar con menos distracciones y mayor efectividad.
- Intercambio ágil de documentación: gracias a la implementación de un Sistema de Gestión Documental, el trabajo en equipo resulta mucho más rápido y sencillo, alcanzando mayores niveles de productividad.
- Integración de procesos: dado que la gestión de información permite un intercambio de datos muy veloz, la incorporación de archivos y documentos en sistemas y procesos organizacionales se dinamiza exponencialmente.
- Seguridad y confidencialidad: puesto que no todos los empleados deben tener acceso a la totalidad de la información de una empresa, es importante poder administrar los permisos de ingreso en función de las tareas asignadas.
- Preservación de los documentos: otra de las grandes ventajas de un Sistema de Gestión Documental radica en que los archivos digitales no se deterioran, modifican ni sufren alteración alguna con el paso del tiempo.
- Reducción de riesgos de pérdida: el almacenamiento electrónico y los protocolos de prevención de pérdida documental reducen notoriamente los riesgos de extravío o dispersión de la información.
- Disminución de costos: en términos generales, los diferentes tipos de Sistemas de Gestión Documental se caracterizan por ofrecer el beneficio de reducir los gastos relativos al almacenamiento y administración de datos.
- Prevención de redundancias: un software de estas características tiene la ventaja de evitar que se incorporen documentos duplicados que puedan generar confusión, e incluso conducir a graves inoperancias.
- Coordinación de la edición simultánea: cuando varios empleados trabajan simultáneamente en un mismo documento, el programa evita que se pierdan modificaciones o revisiones de cualquier tipo.
- Recuperación de versiones anteriores: la implementación de un Sistema de Gestión Documental permite recuperar versiones anteriores de trabajo, por lo que es posible conocer y aprovechar los cambios sucesivos de un documento.
- Cuidado del medio ambiente: además de todos los beneficios mencionados, los diversos tipos de Sistemas de Gestión Documental coinciden en un último punto, permiten tener una actitud mucho más amigable con el entorno.
LOYAL SOLUTIONS, mucho más que la implementación de un Sistema de Gestión Documental
Con más de 25 años de trayectoria, presencia en 13 países de Latinoamérica, más de 150.000 clientes y la certificación ISO 9001:2015, en LOYAL SOLUTIONS ofrecemos a las empresas un Sistema de Gestión de Calidad específicamente diseñado para aportar soluciones colaborativas de manera ordenada y eficaz. De hecho, somos una empresa líder en sistemas tecnológicos para la gestión de las áreas corporativas de calidad, riesgo y compliance, con productos orientados a la optimización de los procesos empresariales y servicios desarrollados en vistas a maximizar la satisfacción del cliente.
LOYAL SOLUTIONS cuenta con una arquitectura de vanguardia basada en una plataforma que combina sencillez y potencia con el objetivo de facilitar la gestión, comunicación y colaboración mutua de todas las áreas de una empresa. De esta forma, ofrecemos 5 módulos específicos, a saber:
- DMS: Gestión documental.
- QMS: Gestión de calidad
- RSK: Gestión de riesgos.
- KPI: Indicadores de gestión.
- CMP: Requisitos normativos.
En particular, nuestro software de gestión documental o DMS presenta un conjunto de programas de gestión de bases de datos para el tratamiento de documentos científicos, culturales, técnicos y empresariales. Efectivamente, nuestro módulo DMS permite administrar todos los documentos generados en una empresa a través de su control, revisión, publicación, actualización y consulta de los distintos miembros de la organización. Además, este módulo garantiza que cada integrante tenga acceso inmediato a la información requerida de forma total o parcial.
Disponible en distintos idiomas y cumpliendo con las más estrictas normas de calidad, el software de gestión de LOYAL SOLUTIONS combina el conocimiento del mercado local con el servicio global a fin de ayudar a las empresas a hacer más simples sus procesos y mejorar sus desempeños. Por todo esto, en LOYAL ofrecemos mucho más que la implementación de un Sistema de Gestión Documental. Somos el mejor aliado de una empresa, colaborando de forma estratégica en la búsqueda de su máximo desempeño, impulsando la excelencia en cada una de las etapas de producción y servicio.
Bibliografía:
https://www.redalyc.org/pdf/1790/179026369003.pdf
https://www.bizneo.com/blog/gestion-documental/#Tipos_de_gestion_documental
https://atsgestion.net/sistemas-gestion-documental/
https://www.4tic.com/software-gestion-documental-archivo/beneficios-software-gestion-documental
