Elevando la Calidad Farmacéutica: Experiencia de Lavimar S.A. con Loyal Solutions

En el competitivo mundo de la industria farmacéutica, la calidad es un factor crucial que influye directamente en la seguridad y efectividad de los productos. Lavimar S.A., una destacada planta farmacéutica con sede en Argentina, se encontraba frente a desafíos significativos en la gestión de su documentación relacionada con la calidad farmacéutica, higiene y seguridad. Para abordar estos desafíos y optimizar sus procesos, Lavimar optó por asociarse con Loyal Solutions, una decisión que transformaría su forma de trabajar y mejorar su calidad farmacéutica.

En esta oportunidad, tuvimos el agrado de conversar con Esteban Vera, el experimentado Jefe de Garantía de Calidad de Lavimar S.A., con sede en Villa María, Córdoba, Argentina, quien nos compartió sus reflexiones sobre la implementación de Loyal Solutions y su impacto en la calidad farmacéutica de la empresa.

Lavimar es una planta farmacéutica con sede en Argentina, especializada en la elaboración de especialidades medicinales bajo la forma farmacéutica de inyectables líquidos en solución. Se destaca por su enfoque en productos de pequeño volumen, con procesos de esterilización final por calor húmedo. Es importante destacar que sus productos no contienen principios activos betalactámicos, ni citostáticos, ni hormonales.

¿Cuál era la situación en Lavimar antes de trabajar con el sistema de Loyal?

Según nos contó Esteban, antes de integrar Loyal Solutions, se venía trabajando con un servidor interno, organizado de forma manual por el área de Garantía de Calidad. En ese entonces, se dividían los bloques de documentos de cada sector en carpetas digitales separadas, asignando una codificación interna y secuencial que era gestionada mediante una planilla Excel.

Lavimar enfrentaba desafíos considerables en su gestión documental, lo que afectaba directamente la calidad farmacéutica de sus productos. Al no contar con un recordatorio de caducidad, algunos documentos quedaban obsoletos a la espera de una nueva versión o extensión de vigencia; aquellos en formato de word que se utilizaban para ser completados (por ejemplo, registros) se encontraban editados. Sobre estas dificultades, Esteban explicó:

«Dependíamos de un sistema manual que resultaba vulnerable y poco eficiente. La organización de documentos era tediosa y propensa a errores, lo que ponía en riesgo nuestra calidad farmacéutica.»

En ese contexto, se encontraron frente a la necesidad de contar con una herramienta que fuera de acceso exclusivo a los usuarios y que permitiera resguardar la seguridad del sistema documental, evitando posibles adulteraciones y eliminaciones de documentación. En medio de ese desafío, Loyal Solutions surgió como la solución idónea para alcanzar este objetivo.

¿Por qué eligieron el sistema de gestión de Loyal Solutions?

En un comienzo, llegaron a Loyal Solutions por medio de la Gerencia Administrativa y Comercial. La decisión de seleccionar nuestro sistema entre un abanico de posibilidades se basó en la necesidad urgente de mejorar la gestión documental y, por consiguiente, la calidad farmacéutica de Lavimar. En palabras de Esteban:

«Buscábamos una solución que ofreciera trazabilidad, seguridad y eficiencia en nuestros procesos. Loyal Solutions no solo cumplía con estos requisitos, sino que también ofrecía funcionalidades adicionales que nos resultaban atractivas.»

¿Qué módulos contrataron? ¿Cómo los calificarían?

Contrataron el módulo DMS de Loyal Solutions (gestión de documentos y contenidos) que se destacó como una herramienta fundamental para la empresa, permitiendo una gestión documental eficiente y segura, fortaleciendo así su calidad farmacéutica. Esteban enfatizó:

«Con el módulo DMS, logramos una organización documental óptima. La plataforma nos brindó la capacidad de almacenar, compartir y gestionar nuestros documentos de manera centralizada, mejorando significativamente nuestra productividad y la seguridad de nuestros datos, lo que se tradujo en una mejora tangible en nuestra calidad farmacéutica.»

La adopción de Loyal Solutions y su módulo DMS significó un hito importante para Lavimar, impactando positivamente en su calidad farmacéutica. El actual Jefe de Calidad celebra el hecho de que ahora cuentan con un sistema organizado y seguro que agiliza sus procesos. Por consecuencia, han fortalecido su sistema de calidad, lo que les ha permitido cumplir con los objetivos y mejorar su calidad farmacéutica en general.

 

Cuándo le preguntamos a Esteban qué funcionalidades destacaría del sistema, enumeró el acceso con usuario y contraseña, la generación automática de códigos, la implementación de alcances emisores por usuario y el resguardo de la información.

La Implementación Exitosa del Módulo DMS para gestionar la calidad farmacéutica

Durante la charla, descubrimos gratamente que la implementación del sistema fue ágil y sin mayores problemas. Las personas pudieron adaptarse rápidamente al uso de la herramienta y, al día de la fecha, todas las áreas tienen cargada su documentación. Desde Garantía de Calidad realizan la gestión de los documentos directamente desde Loyal.

En el tiempo que llevan utilizando la herramienta, Estaban reconoce que siempre que tuvieron la necesidad de realizar algún tipo de consulta al Soporte, obtuvieron respuesta de manera acertada, con feedback propio de un proceso de implementación.

Nuestro entrevistado quiso destacar la buena predisposición que tuvo y tiene siempre su contacto inicial de Loyal, Cecilia Lupi, tanto en la capacitación inicial como en el seguimiento de la implementación del Sistema. También expresó su agradecimiento con el equipo de la Mesa de Ayuda, el cual siempre brindó respuesta en tiempo y forma.

¿Recomendarían Loyal Solutions a otras empresas?

Esteban Vera no duda en recomendar Loyal Solutions a otras empresas en busca de soluciones para mejorar su calidad farmacéutica.

«Nuestra experiencia con Loyal Solutions ha sido altamente satisfactoria. Recomiendo esta plataforma a cualquier empresa que busque optimizar su gestión documental y, por ende, elevar su calidad farmacéutica.»

En Lavimar, lograron cumplir plenamente el objetivo inicial, que era permitirle a la empresa contar con la documentación organizada y con acceso restringido. Desde su implementación, lograron una mejor gestión de la documentación en todas las áreas, agilizando el circuito de revisiones y aprobaciones, además de aportar robustez al sistema. En Loyal, Lavimar encontró sin dudas una oportunidad para facilitar y optimizar el trabajo en las áreas que tienen que gestionar y procesar grandes volúmenes de documentación.

Comentarios y agradecimientos finales…

El testimonio de Esteban Vera subraya cómo la implementación de Loyal Solutions, especialmente su módulo DMS, ha permitido a Lavimar S.A. alcanzar nuevos estándares de eficiencia y seguridad en su gestión documental y, por ende, mejorar significativamente su calidad farmacéutica.

A pesar de algunos desafíos iniciales, la dedicación del equipo de Loyal Solutions y la adaptabilidad de la plataforma han sido esenciales para el éxito de esta colaboración y el continuo avance en la calidad farmacéutica de Lavimar.

Queremos agradecerle especialmente a Esteban Vera por tomarse un tiempo y concedernos la entrevista, y a todos los colaboradores de Loyal que posibilitaron el éxito de este proyecto. ¡Vamos por más!