“ A validação do software é fundamental para este tipo de indústria. Na Fresenius Kabi, contamos com um comitê de validações que é encarregado desta tarefa. É fato que a Loyal Solutions seja um software validado e proporciona um grande valor para a nossa organização. ”
CINTHIA SERVINO
Analista de Qualidade na NutriHome – Fresenius Kabi S.A
FRESENIUS KABI
Através da Loyal Solutions queremos apresentar um novo testemunho de um dos nossos clientes: Fresenius Kabi , companhia internacional de atenção médica que se especializa em medicamentos e tecnologias de infusão, transfusão e nutrição clínica que salva vidas.
A empresa conta com mais de 20 anos de experiência em atenção domiciliar e mais de 70.000 pacientes em todo o mundo com nutrição clínica domiciliar. Fresenius Kabi é a maior companhia a nível nacional com capacidade de oferecer uma gama completa tanto de nutrição clínica como também equipamentos médicos para sua administração. Desta maneira, colabora com a melhora do estado nutricional dos pacientes e acelera o processo de recuperação.
Os padrões ótimos de qualidade e segurança, a eficácia dos seus produtos e serviços e o cumprimento normativo são requisitos prévios fundamentais para cumprir com seu propósito. Por este motivo, é necessário que toda a documentação da empresa fique registrada e organizada dentro de um mesmo sistema para alcançar a melhoria contínua.
Nesta oportunidade, entrevistamos a Cinthia Servino Analista de Qualidade e Administradora do Sistema de Gestão da Loyal na NutriHome , empresa da Fresenius-Kabi S.A. dedicada ao Suporte Nutricional Domiciliário, cobrindo todos os aspectos da prática através de equipes de profissionais especializados.
A empresa estava em busca de um sistema de gestão que permitisse otimizar os processos de sua organização de forma ágil e rápida. Cinthia nos comenta que nesse momento gerenciava toda a informação de maneira manual, ou seja, em papel ou em pastas compartilhadas em arquivos Word e Excel, e que não resultava em eficiência na hora das auditorias.
Possuímos nesse período um grande volume de documentos, por esse motivo, foi necessário adquirir um sistema que permitisse melhorar a organização da informação e o seguimento dos processos. Então, a empresa decidiu implementar o sistema da Loyal para a gestão documental , que lhes garante a rastreabilidade dos seus documentos e assegura que toda a informação seja salva em uma única base de dados centralizada.
Nosso principal objetivo era ter a rastreabilidade da informação. Necessitávamos ter o seguimento do documento, desde a etapa de elaboração, revisão, chegando à publicação. Essa gestão era realizada através de uma planilha Excel que íamos modificando. Fazer a gestão de forma manual nos trazia muitos erros devido a quantidade de documentos que manejávamo.
Hoje em dia, Fresenius Kabi gerencia aproximadamente 700 documentos no módulo DMS da Loyal. Por outro lado, NutriHome conta com outros 300 documentos carregados no sistema.
Em ambas as empresas foram incorporados os documentos de todas as áreas no sistema da Loyal Solutions . Cada uma delas conta com um responsável capacitado para gerenciar os procedimentos de sua área de trabalho. Desta maneira, conseguimos centralizar toda a informação dentro de um mesmo sistema, o que significa um aumento da efetividade e redução dos custos para a empresa.
A implementação foi realizada com êxito. Tivemos um suporte muito bom da parte de vocês. O consultor, Luis, nos ajudou muitíssimo em tudo o que necessitávamos. Foi um processo complexo já que tivemos que adaptar todos nossos documentos a um novo formato, mas finalmente conseguimos o envolvimento de todas as áreas da companhia no sistema.
Cinthia participou da implementação da Loyal na Fresenius Kabi e atualmente é a responsável pela administração do sistema na NutriHome. Juntamente com a administradora da Fresenius Kabi, gerenciam as documentações de ambas as empresas.
NutriHome presta serviço de nutrição, trata-se de uma clínica domiciliar dentro do território nacional para todos aqueles pacientes com nutrição parenteral ou nutrição enteral por sonda ou ostomia.
Através de um sistema de áreas de distribuição, somente os usuários habilitados podem acessar a informação solicitada. Desta maneira, é possível gerenciar ambas as empresas definindo as áreas e as pessoas que devem participar ou ler um determinado documento.
O sistema é muito simples e intuitivo. Em ambas as empresas trabalhamos com o Loyal. Cada uma maneja seus próprios documentos e se uma empresa necessita de acesso a documentação da outra, pedimos autorização para poder visualizar. Nos serviu muitíssimo porque nós tínhamos toda a documentação em papel e a ferramenta agiliza muito o trabalho.
Para a empresa outro aspecto importante na hora de implementar o sistema de gestão é a validação do mesmo. A validação de sistemas informatizados e/ou computadorizados tem como principal objetivo fornecer evidências documentais que assegurem que o sistema funciona de acordo com seu uso previsto, antecipadamente aprovado pela organização.
Se os softwares atuam em atividades reguladas pelas Boas Práticas devem ser validados. A validação e parte do Sistema de Qualidade da organização permite seguir as fases de seleção, implementação e uso.
Existem requisitos da ANMAT, FDA, EMA, INVIMA, COFEPRIS, ANVISA que exigem validar e manter validados todos os sistemas de laboratório, por isso, oferecemos assessoramento para que nossos clientes possam validar os produtos da Loyal Solutions com especialistas em validação de sistemas computadorizados, de controle e sistemas de qualidade para áreas de IT de diferentes indústrias.
A validação do software é fundamental para este tipo de indústria. Na Fresenius Kabi, contamos com um comitê de validações é que encarregado desta tarefa. É fato que Loyal Solutions seja um software validado e proporciona um grande valor para a nossa organização.
Durante a pandemia, Cinthia nos explicou que puderam seguir trabalhando sem nenhum problema. Cada usuário pode acessar de maneira rápida e fácil a documentação necessária.
Além disso, Cinthia nos comenta que participou de um dos cursos avançados realizado por um dos nossos consultores. Nos garantiu que o curso de ferramentas administrativas foi muito ágil e útil.
Nós fazemos trabalhos administrativos, trabalhamos 100% home office. Foi muito mais prático não ter que imprimir documentos, nos mesmos distribuímos pelas diferentes áreas de forma eletrônica. Cada um pode entrar através de seu computador e criar suas cópias não controladas. A verdade é que foi benéfico neste contexto de pandemia.
Os produtos e serviços da Fresenius Kabi ajudam e oferecem atenção aos pacientes em estado crítico e com enfermidades crônicas. Por este motivo, lhe dão grande importância a alta qualidade dos seus produtos e serviços para assegurar a eficiência da atenção médica.
A Loyal Solutions , agradece a toda a equipe da Fresenius Kabi e NutriHome por nos permitir acompanhá-los neste processo de melhoria contínua . Seguiremos trabalhando para cumprir com todas suas expectativas.
