“ La validación del software es fundamental para este tipo de industrias. En Fresenius Kabi, contamos con un comité de validaciones que se encargó de esta tarea y se completó con éxito. El hecho de que Loyal Solutions sea un software validado aporta un gran valor a nuestra organización. ”
CINTHIA SERVINO
AAnalista de Calidad en NutriHome – Fresenius Kabi S.A
FRESENIUS KABI
Desde Loyal Solutions queremos presentarles un nuevo testimonio de uno de nuestros clientes: Fresenius Kabi , compañía internacional de atención médica que se especializa en medicamentos y tecnologías de infusión, transfusión y nutrición clínica que salvan vidas.
La empresa cuenta con más de 20 años de experiencia en atención domiciliaria y más de 70.000 pacientes en todo el mundo con nutrición clínica domiciliaria. Fresenius Kabi es la mayor compañía a nivel nacional con la capacidad de ofrecer una gama completa tanto de nutrición clínica como también equipos médicos para su administración. De esta manera, colabora en la mejora del estado nutricional de los pacientes y acelera el proceso de recuperación.
Los estándares óptimos de calidad y seguridad, la eficacia de sus productos y servicios y el cumplimiento normativo son requisitos previos fundamentales para cumplir con su propósito. Por este motivo, es necesario que toda la documentación de la empresa quede registrada y organizada dentro de un mismo sistema para lograr la mejora continua.
En esta oportunidad, entrevistamos a Cinthia Servino , Analista de Calidad y Administradora del Sistema de Gestión de Loyal en NutriHome , empresa de Fresenius-Kabi S.A. dedicada al Soporte Nutricional Domiciliario, cubriendo todos los aspectos de la práctica a través de equipos de profesionales especializados.
La empresa se encontraba en búsqueda de un sistema de gestión que les permita optimizar los procesos de su organización de forma ágil y rápida. Cinthia nos comenta que en ese momento gestionaban toda la información de manera manual, ya sea en papel o en carpetas compartidas con archivos Word y Excel, y que esto no les resultaba eficiente a la hora de las auditorías.
Al tener un gran volumen de documentos, fue necesario adquirir un sistema que les permita mejorar la organización de la información y el seguimiento de sus procesos. Por esta razón, la empresa decidió implementar el sistema de Loyal para la gestión documental , que les garantiza la trazabilidad de sus documentos y asegura que toda la información se resguarda en una única base de datos centralizada.
Nuestro principal objetivo fue la trazabilidad de la información. Necesitábamos lograr un buen seguimiento de los pasos de un documento, desde la etapa de borrador hasta que se revisa y se publica. La gestión hasta ese momento la realizábamos en un Excel que íbamos modificando. Hacerlo de forma manual nos traía muchos errores debido a la cantidad de documentos que manejábamos.
Hoy en día, Fresenius Kabi gestiona aproximadamente 700 documentos en el módulo de DMS de Loyal. Por otro lado, NutriHome cuenta con otros 300 documentos cargados en el sistema.
En ambas empresas se incorporaron los documentos de todas las áreas al sistema de gestión de Loyal Solutions. Cada una de ellas cuenta con un responsable capacitado para gestionar los procedimientos de su área de trabajo. De esta manera, se logra centralizar toda la información dentro de un mismo sistema, lo que implica un aumento de la efectividad y reducción de costos para la empresa.
La implementación resultó exitosa. Tuvimos un soporte muy bueno de parte de ustedes. El consultor, Luis, nos ayudó muchísimo en todo lo que necesitábamos. Fue un proceso complejo ya que tuvimos que adaptar todos nuestros documentos a un nuevo formato, pero finalmente logramos que todas las áreas de la compañía intervengan en el sistema.
Cinthia participó de la implementación de Loyal en Fresenius Kabi y actualmente es la responsable de la administración del sistema en NutriHome. Junto con la administradora en Fresenius Kabi, gestionan la documentación de ambas empresas.
NutriHome es un servicio de nutrición clínica domiciliaria dentro del territorio nacional para todos aquellos pacientes con nutrición parenteral o nutrición enteral por sonda u ostomía.
Mediante un sistema de alcances, sólo los usuarios habilitados pueden acceder a la información requerida. De esta manera, es posible gestionar ambas empresas definiendo los alcances para cada documento según quienes deban intervenir o leer un determinado documento.
El sistema resulta muy simple e intuitivo. En ambas empresas trabajamos con Loyal. Cada una maneja sus propios documentos y si una empresa necesita ver documentación de la otra, pedimos autorización para poder visualizar estos documentos. Nos sirvió muchísimo porque nosotros teníamos toda la documentación en papel y la herramienta agiliza mucho el trabajo.
Para la empresa otro aspecto importante a la hora de implementar el s sistema de gestión es la validación de este. La validación de sistemas informatizados tiene como principal objetivo aportar las evidencias documentales que aseguren que el sistema funciona de acuerdo con su uso previsto, previamente determinado y aprobado por la organización.
Si el software interviene en actividades reguladas por las Buenas Prácticas deben ser validados. La validación es parte del sistema de calidad de la organización y permite seguir las fases de selección, implementación, uso y retirada de los sistemas informatizados.
Existen requerimientos de ANMAT, FDA, EMA, INVIMA, COFEPRIS, ANVISA que exigen validar y mantener validados todos los sistemas del laboratorio, por eso brindamos asesoramiento para que nuestros clientes puedan validar los productos de Loyal Solutions con expertos en validación de sistemas computarizados, de control y sistemas de calidad para áreas de IT de diferentes industrias.
La validación del software es fundamental para este tipo de industrias. En Fresenius Kabi, contamos con un comité de validaciones que se encargó de esta tarea y se completó con éxito. El hecho de que Loyal Solutions sea un software validado aporta un gran valor a nuestra organización.
Durante la pandemia, Cinthia nos explicó que pudieron seguir trabajando de igual forma desde sus casas sin ningún problema. Cada usuario pudo acceder de manera rápida y sencilla a la documentación necesaria.
Además, Cinthia nos comentó que participó de uno de los cursos desarrollados por uno de nuestros consultores. Nos aseguró que el curso de herramientas administrativas le resultó muy ágil y útil.
Quienes hacemos trabajos administrativos, trabajamos 100% home office. Nos resultó mucho más práctico el hecho de no tener que estar imprimiendo documentos nosotros y repartiéndolos por las diferentes áreas. Cada uno podía ingresar desde su computadora y generar sus copias no controladas. La verdad resultó muy beneficioso en este contexto de pandemia.
Los productos y servicios de Fresenius Kabi ayudan a brindar atención a pacientes en estado crítico y con enfermedades crónicas. Por este motivo, le dan gran importancia a la alta calidad de sus productos y servicios para asegurar la eficiencia de la atención médica.
Desde Loyal Solutions , le agradecemos a todo el equipo de Fresenius Kabi y NutriHome por permitirnos acompañarlos en este proceso de mejora continua . Seguiremos trabajando para cumplir con todas sus expectativas.
