“Com este sistema, estamos bem preparados para lidar com qualquer tipo de trabalho diário, como auditorias. Loyal nos dá a oportunidade de ter todos os nossos documentos perfeitamente organizados e de fácil acesso.”

TRANSPORTES JOSÉ BERALDI S.A
LOYAL SOLUTIONS é uma empresa líder na América Latina no desenvolvimento de sistemas tecnológicos para gerenciar as áreas corporativas de QUALIDADE, RISCO E COMPLIANCE.
Nesta oportunidade, compartilhamos nossa experiência com um dos nossos clientes: Transportes José Beraldi S.A.
Transportes José Beraldi S.A. é uma empresa de referência no transporte de produtos petrolíferos na Argentina. Tem mais de 67 anos de experiência no transporte de combustíveis, asfalto, produtos químicos, alimentos, pulverulentos e produtos secos a granel e resíduos especiais.
Através de uma entrevista com Jorge Laguarda, que trabalha como Coordenador Global de Saúde, Higiene e Ambiente (ESH) na Transportes José Beraldi S.A. há mais de 12 anos, conhecemos a visão do nosso cliente quanto ao cumprimento e eficiência dos nossos serviços e as soluções adotadas para as suas necessidades.
Muito útil e recomendável para outros colegas. Com este sistema, estamos bem preparados para lidar com qualquer tipo de trabalho diário, como auditorias. Loyal nos dá a oportunidade de ter todos os nossos documentos perfeitamente organizados e de fácil acesso.
O nosso cliente procurava e avaliava vários sistemas de centralização que permitissem tanto a gestão de documentos como a garantia de qualidade. Tendo referências de outros clientes, como Carboclor S.A., Transportes José Beraldi S.A. conhecia a Loyal Solutions e nos escolheu, dando veracidade à nossa eficiência, bem como a maior facilidade de formação do seu pessoal, alguns dos quais já tinham tido contato com as nossas ferramentas.
Transportes José Beraldi S.A., graças à Loyal Solutions, implementou os módulos Sistema de Gestão de Documentos (DMS) e Sistema de Gestão da Qualidade (QMS) há mais de um ano. Jorge Laguarda garante que estes sistemas “são ferramentas indispensáveis para a melhoria contínua”.
O processo de implementação foi bastante simples.
Loyal DMS permite administrar todos os documentos gerados pela sua organização para controle, revisão, publicação, atualização e consulta. É uma ferramenta que proporciona simplicidade, organização e controlo ao longo de todo o ciclo de gestão de documentos e conteúdos organizacionais.
Já o Loyal QMS gerencia todas as tarefas do sistema de qualidade (auditorias, não-conformidades, ações e observações), assegurando que são realizadas corretamente e dentro do prazo. Loyal QMS proporciona agilidade nos sistemas de gestão e permite um maior controle de ocorrências, ações e auditorias, garantindo conformidade e sucesso na certificação e satisfação do cliente final.
Começou com uma série de reuniões preliminares onde o cliente apresentou os seus casos e necessidades.
O primeiro trabalho da Transportes Beraldi S.A. foi determinar as diferentes pessoas e os diferentes níveis de responsabilidade que teriam no sistema, ou seja, a designação de pessoas que teriam a possibilidade de inserir documentos.
Em seguida, foram definidas áreas ou departamentos para cada um dos documentos: Segurança e Higiene, Manutenção, Logística e Gestão Humana. Por sua vez, cada uma é subdividida, tal como Logística em diferentes operações, Segurança em diferentes bases, etc. Desta forma, foi formada a rede com a qual a informação foi distribuída.
Por outro lado, foi definido o alcance de cada documento, uma vez que existe uma grande variedade (políticas, procedimentos e instruções, registros, etc.). Finalmente, cada documento tem um alcance para um determinado grupo de pessoas.
Transportes José Beraldi S.A. é certificada ISO 9001:2015 e ISO 39001:2012, utilizando o sistema Loyal como sua aplicação.
Norma ISO 9001:2015
É a base do Sistema de Gestão da Qualidade – QMS. É uma norma internacional que se concentra em todos os elementos de gestão da qualidade que uma empresa deve ter para ter um sistema eficaz que lhe permita gerenciar e melhorar a qualidade dos seus produtos ou serviços. Os clientes estão inclinados a escolher fornecedores com esta acreditação porque esta norma garante que a empresa selecionada tem um bom QMS.
Norma ISO 39001:2012
Fornece um instrumento para ajudar as organizações a reduzir e, em última análise, eliminar a incidência e o risco de morte e de ferimentos graves associados a acidentes de em vias públicas. A adoção de um Sistema de Gestão de Segurança Rodoviária é essencial para as organizações que realizam uma grande parte do seu trabalho no setor dos transportes.
Jorge Laguarda anuncia que teve recentemente uma auditoria de um cliente. Esta é a primeira vez que a empresa dispõe das ferramentas do Loyal para agilizar a amostragem de documentos.
Consideramos para nós muito útil e os auditores ficaram muito satisfeitos porque, noutras ocasiões, tivemos de navegar por várias pastas do nosso sistema e tornou-se bastante complicado encontrar um documento. Hoje em dia, apenas ao colocar uma palavra-chave na pesquisa, encontramos toda a informação a que se refere. Foi muito mais fácil.
Transportes Beraldi S.A. também aplica os sistemas Loyal para de certificação especificamente relacionada com o transporte ISO 39001:2012, em termos de políticas e instruções e procedimentos relativos à segurança rodoviária.
Como todo o transporte de substâncias perigosas (a maior parte da atividade do nosso cliente), o transportador é obrigado a determinar a rota de entrega para cada ponto de destino. Isto é feito através da elaboração do que se chama um “mapa de estradas” (rota e local de entrega com seu layout).
Quando começamos a implementar o sistema Loyal, vimos que este podia satisfazer essa necessidade e implementamos o plano de execução como apenas mais um documento. Isto foi muito útil porque, uma vez que tínhamos de fazer atualizações e mantê-las controladas, o sistema também nos proporciona a facilidade de construir novas versões com novas datas de autorização. Assim, um arquivo tem um registro de quando foi criado, autorizado e de todas as versões que possa ter tido.
O sistema pelo qual é elaborado um “plano de execução” é bastante complexo em termos do número de etapas a cumprir, mas Jorge Laguarda explica como este processo foi racionalizado desde o momento em que um novo local de entrega é atribuído até ao momento em que o condutor recebe o “plano de execução”.
Quando há um novo local de entrega, é enviada uma análise de risco do mesmo. Transportes Beraldi S.A. responsabiliza-se pela trajetória. Se a trajetória for conhecida, é suficiente procurar a última análise de risco feita sobre ela. Em seguida, o percurso é traçado e traçado no documento, bem como a plano do site, incorporando também toda a informação relevante. É carregado no sistema num formato editável para revisão e subsequente autorização.
Uma vez autorizada, a cópia é descarregada do sistema Loyal num formato não editável para ser enviada para uma aplicação que os condutores tenham no seu telefone.
Desta forma, para além do fato de todo o processo ser digitalizado, não existe um “plano” não-oficial para circular. Em outras palavras, uma vez que o processo não é imediato, pois tem várias fases (mapeamento de rotas, revisão e autorização), se fosse feito um “mapa preliminar”, este não poderia ser carregado para o sistema Loyal, enquanto que por outros meios isso seria possível. Jorge explica: “Com Loyal, limitamos o carregamento de documentos que estão fora do nosso controle.”
Também mostramos os planos de viagem através do sistema Loyal aos auditores e estes ficaram muito satisfeitos.
Depois de vários meses de utilização do sistema Loyal, Jorge conta que tiveram algumas perguntas do seu pessoal, na sua maioria de utilizadores que inicialmente não compreendiam muito bem como mudar as senhas, como fazer o login ou como procurar um documento. As consultas foram encaminhadas para o Serviço de Suporte do Loyal, onde os técnicos resolveram rapidamente os problemas.
No momento da implementação, foi realizada uma série de tutoriais com as etapas básicas e o pessoal foi capaz de se adaptar rapidamente ao novo sistema.
Além disso, o sistema Loyal controla os “pendentes”, o que automaticamente incentiva o pessoal correspondente a completar a sua tarefa, quer esteja a revisar, autorizar ou a ler.
Jorge Laguarda declara: “Antes, quando escrevíamos uma nova política, tínhamos de fazer impressões em papel, entregá-las a todas as pessoas envolvidas para assinar, e depois arquivar todas essas cópias em papel. Agora, ao digitalizar o documento e ao carregá-lo para o sistema Loyal, quando uma pessoa acessa este documento, já fica registrado que teve acesso a essa nova política, ou instruções, etc.”
Tal como existem políticas e procedimentos que fazem parte de áreas não diretamente associadas à produção e para as quais hoje o sistema Loyal é implementado (tais como Manutenção e Gestão de Pessoas) com grande eficiência, a Transportes Beraldi S.A. está a avaliar a expansão do sistema para outros setores, tais como Meio Ambiente, Saúde do Pessoal e Capacitação, a fim de acelerar os processos.
Durante a quarentena carregamos roteiros, realizamos a auditoria virtualmente, modificamos documentos, codificações, acrescentamos detalhes, etc.
No contexto da pandemia da COVID-19, Jorge Laguarda garantiu que os colaboradores que trabalham a partir de casa puderam acessar o sistema sem qualquer problema, sendo capazes de realizar todas as tarefas inerentes ao sistema.
































































