“ Con este sistema estamos bien armados para poder afrontar cualquier tipo de trabajo diario como las auditorías. Loyal nos da la posibilidad de tener todos nuestros documentos perfectamente organizados y de fácil acceso.”
JORGE LAGUARDA
Coordinador Global de Salud, Higiene y Medio Ambiente (SHE) en Transportes José Beraldi S.A., con más de 12 años de experiencia.
TRANSPORTES JOSÉ BERALDI S.A
LOYAL SOLUTIONS es una empresa Latinoamericana líder en desarrollo de sistemas tecnológicos para gestionar las áreas corporativas de CALIDAD, RIESGO Y COMPLIANCE.
En esta oportunidad, compartimos nuestra experiencia con uno de nuestros clientes: Transportes José Beraldi S.A.
Transportes José Beraldi S.A. es una empresa de referencia en el transporte de derivados del petróleo en Argentina. Lleva más de 67 años de experiencia en transportes de combustibles, asfaltos, sustancias químicas, alimenticias, pulverulentos y productos secos a granel y residuos especiales.
A través de una entrevista con Jorge Laguarda, quien se desempeña como Coordinador Global de Salud, Higiene y Medio Ambiente (SHE) en Transportes José Beraldi S.A. hace más de 12 años, conocimos la visión de nuestro cliente en cuanto al cumplimiento y la eficiencia de nuestros servicios brindados y soluciones adoptadas para sus requerimientos.
Muy útil para recomendarlo a otros colegas. Con este sistema estamos bien armados para poder afrontar cualquier tipo de trabajo diario como las auditorías. Loyal nos da la posibilidad de tener todos nuestros documentos perfectamente organizados y de fácil acceso.
Nuestro cliente se encontraba en la búsqueda y evaluación de varios sistemas de centralización que permitiera tanto la gestión de documentos como la garantía de calidad. Teniendo referencias de otros clientes, como Carboclor S.A., es que Transportes José Beraldi S.A. conoció Loyal Solutions y nos eligió, dando veracidad de nuestra eficiencia, además de la mayor facilidad de capacitación de su personal, quienes algunos ya habían tenido contacto con nuestras herramientas.
Transportes José Beraldi S.A., a través de Loyal Solutions, optó por la implementación de los módulos Document Management System (DMS) y Quality Management System (QMS) hace ya más de un año. Jorge Laguarda nos asegura que dichos sistemas “figuran como herramienta indispensable de mejora continua”.
El proceso de implementación fue bastante simple.
Loyal DMS permite administrar todos los documentos generados por la organización para su control, revisión, publicación, actualización y consulta. Es una herramienta que otorga simplicidad, organización y control en todo el ciclo de gestión de documentos y contenidos organizacionales.
Mientras que Loyal QMS permite gestionar todas las tareas del sistema de calidad (Auditorías, No Conformidades, Acciones y Hallazgos), garantizando que las mismas seas realizadas correctamente y en los tiempos pautados. Loyal QMS brinda agilidad en los sistemas de gestión y permite mayor control de ocurrencias, acciones y auditorías, garantizando la conformidad y el éxito en certificación y satisfacción del cliente final.
Se comenzó con una serie de reuniones preliminares en donde el cliente fue planteando sus casos y necesidades.
El primer trabajo de Transportes Beraldi S.A. fue determinar la diferentes personas y diferentes niveles de responsabilidad que tendrían en el sistema, es decir, la designación de personas que iban a tener la posibilidad de ingresar documentos.
Luego, se definieron secciones o departamentos para cada uno de los documentos: Seguridad e Higiene, Mantenimiento, Logística y Gestión Humana. A su vez, cada uno se subdivide, como por ejemplo Logística en distintas operaciones, Seguridad en distintas bases, etc. De esta manera, se fue formando la red con la que se fue haciendo la distribución de la información.
Por otro lado, se definió el alcance de cada documento, ya que existe una gran variedad (políticas, procedimientos e instructivos, registros, etc.). Finalmente, cada documento tiene un alcance a determinado grupo de personas.
Transportes José Beraldi S.A. cuenta con las certificaciones ISO 9001:2015 e ISO 39001:2012, utilizando el sistema de Loyal para su aplicación.
Norma ISO 9001:2015
Es la base del Sistema de Gestión de la Calidad – SGC. Es una norma internacional que se centra en todos los elementos de la gestión de la calidad con los que una empresa debe contar para tener un sistema efectivo que le permita administrar y mejorar la calidad de sus productos o servicios. Los clientes se inclinan por los proveedores que cuentan con esta acreditación porque de este modo se aseguran de que la empresa seleccionada disponga de un buen SGC.
Norma ISO 39001:2012
Proporciona una herramienta para ayudar a las organizaciones a reducir y, finalmente, a eliminar, la incidencia y riesgos de muerte y lesiones graves asociadas a siniestros viales en la vía pública. Adoptar un Sistema de Gestión de la Seguridad Vial es esencial para aquellas organizaciones que desempeñan gran parte de su labor en medios de transporte.
Jorge Laguarda nos anuncia que recientemente han tenido una auditoría de un cliente, siendo la primera vez que la empresa cuenta con las herramientas de Loyal para agilizar la muestra de documentos.
Nos resultó muy útil y los auditores fueron muy complacidos porque, en otras oportunidades, tuvimos que navegar por varias carpetas de nuestro sistema y se hacía bastante engorroso encontrar un documento. Hoy por hoy, con sólo poner una palabra clave en la búsqueda, encontramos toda la información a la que se refiera. Fue bastante fácil.
Transportes Beraldi S.A. también aplica los sistemas Loyal para la certificación relacionada específicamente con el transporte ISO 39001:2012, en cuanto a políticas e instructivos y procedimientos referidos a seguridad vial.
Como todo transporte de sustancias peligrosas (mayormente actividad de nuestro cliente), se necesita que el transportista determine cuál es la ruta de entrega para cada punto de destino. Con lo cual, se traza lo que se denomina una “hoja de ruta” (recorrido y sitio de entrega con su layout).
Cuando comenzamos a implementar el sistema de Loyal, vimos que podía cubrirnos esa necesidad e implementamos la hoja de ruta como un documento más, lo que resultó muy útil porque, como tuvimos que hacer actualizaciones y llevar un registro de éstas, el sistema también nos proporciona la facilidad de ir armando nuevas versiones con nuevas fechas de autorización. Entonces un archivo tiene el registro de cuándo fue creado, autorizado y todas las versiones que pudo tener.
El sistema por el cual se traza una “hoja de ruta” es bastante complejo en cuanto la cantidad de pasos que deben ser completados, pero Jorge Laguarda nos explica cómo se agilizó este proceso desde que se asigna un nuevo sitio de entrega hasta que el conductor recibe la “hoja de ruta”.
Cuando hay un nuevo sitio de entrega, les es enviado un análisis de riesgo del mismo. Transportes Beraldi S.A. se encarga de recorrer la ruta. Si esta es conocida, sólo basta con buscar los últimos análisis de riesgo que se han hecho sobre la misma. Luego se traza el recorrido y se dibuja en el documento, así como el plano de sitio, incorporando también toda información relevante. Se sube al sistema en formato editable para su revisión y posterior autorización.
Una vez autorizado, se descarga del sistema Loyal la copia en formato no editable para ser enviada a una aplicación que tienen los conductores en su teléfono.
De esta forma, además de que queda todo el proceso digitalizado, se tiene la ventaja de que no circulen “hojas de ruta” no oficiales. Es decir que, como el proceso no es inmediato al contar con varias etapas (traza de recorrido, revisión y autorizar), si se deseara realizar una “hoja preliminar”, la misma no podría ser cargada al sistema Loyal, mientras que por otro medio esto sí sería posible. Jorge aclara: “Con Loyal se limita la carga de documentos que quedan fuera de nuestro control.
También mostramos las hojas de ruta a través del sistema de Loyal a los auditores y quedaron muy conformes.
Llevando varios meses de utilización del sistema Loyal, Jorge nos cuenta que han tenido algunas consultas de su personal, mayormente de usuarios que inicialmente no entendían muy bien cómo cambiar contraseñas, cómo ingresar o cómo buscar un documento. Las consultas fueron retransmitidas al Servicio de Soporte de Loyal, donde los técnicos fueron solucionando los inconvenientes rápidamente.
Al momento de la implementación, se realizaron una serie de tutoriales con los pasos básicos y el personal pudo adaptarse rápidamente al nuevo sistema.
Adicionalmente, el sistema Loyal controla a los “pendientes”, con lo cual automáticamente se insiste al personal correspondiente para que complete su tarea, ya se de revisión, autorización o lectura.
Jorge Laguarda nos cuenta: “Antes, cuando redactábamos una política nueva, teníamos que hacer impresiones en papel, dársela a firmar a todas las personas involucradas y luego archivar todas esas copias en papel. Actualmente, digitalizando el documento y cargándolo al sistema Loyal, cuando una persona ingresa a su lectura, ya queda registrado que tuvo acceso a esa política nueva, o instructivo, etc.”
Así como existen políticas y procedimientos que forman parte de sectores que no están directamente asociados a la producción y para los cuales hoy se implementa el sistema Loyal (como Mantenimiento y Gestión Humana) con gran eficiencia, Transportes Beraldi S.A. evalúa expandir el sistema hacia otros sectores como Medio Ambiente, Salud del Personal y Capacitación, de manera de agilizar los procesos.
Durante la cuarentena hemos cargado hojas de ruta, realizamos la auditoría en forma virtual, modificamos documentos, codificaciones, agregamos detalles, etc.
En el contexto de la pandemia COVID-19, Jorge Laguarda nos asegura que los empleados que trabajan desde sus hogares han podido acceder al sistema sin ningún problema, pudiendo desarrollar todas las tareas inherentes al sistema.
