Unificando la gestión documental: el éxito de Grupo Peñaflor con LOYAL Solutions
Grupo Peñaflor, una de las mayores vitivinícolas de Argentina, se enfrentaba a un desafío común en grandes corporaciones: la gestión documental manual, fragmentada y «a pulmón».
Para transformar este proceso y profesionalizar su operación, la empresa decidió implementar el módulo DMS (Sistema de Gestión Documental) de LOYAL Solutions, buscando centralizar y estandarizar la información en todas sus sedes.
“Nosotros empezamos a pensar en trasladar lo que teníamos a mano, mucho más a pulmón, a un sistema de gestión documental. Nos imaginamos un gran árbol con áreas corporativas, sitios productivos y subáreas en cada sitio”
Comenta Luz Agüero, jefa de aseguramiento de calidad en Grupo Peñaflor.
Un camino hacia la eficiencia y la trazabilidad
Antes del proyecto, la falta de un sistema unificado dificultaba el control y la trazabilidad de los documentos, lo que generaba ineficiencias.
La compañía adoptó el módulo DMS de LOYAL Solutions como repositorio único para toda su documentación. Hoy en día, entre 500 y 600 usuarios activos utilizan la herramienta de manera autónoma, con acceso ágil y seguro desde cualquier sitio del país. Tras la implementación, se realizó una revisión iterativa para ajustar esa estructura, sumar nuevas áreas y unificar terminologías, garantizando consistencia en todo el grupo.
La implementación de LOYAL DMS les permitió:
Centralizar la información: crear un repositorio único para toda la documentación del grupo, accesible para sus más de 500 usuarios activos.
Definir roles y flujos: el sistema permitió definir claramente los roles de autor, revisor y autorizador, otorgando propiedad y responsabilidad a cada usuario sobre los documentos que gestiona. Los flujos de revisión y aprobación aportan trazabilidad y eficiencia, ya que los comentarios quedan registrados en el sistema, eliminando las idas y vueltas por correo electrónico y evitando confusión entre versiones.
Garantizar la consistencia: se ajustó la estructura documental para unificar terminologías y asegurar la coherencia en todos los sitios.
Funcionalidades clave que marcan la diferencia
El éxito del proyecto se debe, en gran parte, a las funcionalidades destacadas de la herramienta:
Lectores recomendados y evaluaciones: permiten asignar la lectura de documentos clave a usuarios específicos y verificar si comprendieron el contenido.
Tableros personalizados: facilitan el acceso rápido a los documentos más utilizados, mejorando la autonomía de los usuarios.
Flexibilidad organizacional: La estructura documental se adapta a los cambios del negocio, como fusiones o la creación de nuevas áreas.
“Lo más interesante es poder aprovechar la potencialidad de los lectores recomendados y la generación de tableros que mantienen a mano los documentos más usados”, explica Luz Agüero.
Resultados tangibles y una colaboración exitosa
Desde que comenzó a usar el sistema, Grupo Peñaflor logró una mayor eficiencia operativa y una amplia adopción por parte de los usuarios, quienes ahora trabajan de forma más autónoma y colaborativa.
La colaboración con el equipo de LOYAL Solutions fue clave para el éxito.
«El equipo técnico mostró siempre una gran predisposición, rapidez y conocimiento. Nos ayudaron a traducir nuestras necesidades en soluciones concretas dentro del sistema», destaca Luz.
Próximos pasos
Con la base de la implementación ya consolidada, Grupo Peñaflor se proyecta a futuro con el objetivo de seguir potenciando al máximo las capacidades de su DMS, enfocándose en la estandarización de glosarios y nomenclaturas para asegurar un lenguaje único en todas las áreas. Además, planean configurar métricas y tableros de lectura y evaluación para documentos críticos, optimizar las cadenas de aprobación por área, y extender la formación sobre roles a nuevos usuarios, garantizando así una adopción y gestión cada vez más robusta y eficiente.
Conclusión
El caso de Grupo Peñaflor refleja cómo el módulo DMS de LOYAL Solutions permite a las grandes organizaciones centralizar, ordenar y profesionalizar su gestión documental. Gracias a la flexibilidad de la herramienta y al trabajo colaborativo entre equipos, la compañía alcanzó mayor eficiencia, autonomía y claridad en su sistema de gestión.
En conclusión, el caso de Grupo Peñaflor demuestra cómo la implementación de LOYAL DMS puede transformar la gestión documental en grandes empresas, brindando mayor eficiencia, trazabilidad y orden para potenciar la productividad en todas sus operaciones.
Los invitamos a ver la entrevista completa en nuestro canal de YouTube: