{"id":8929,"date":"2024-05-31T14:22:07","date_gmt":"2024-05-31T17:22:07","guid":{"rendered":"https:\/\/loyal-solutions.com\/?p=8929"},"modified":"2024-05-31T14:29:32","modified_gmt":"2024-05-31T17:29:32","slug":"sistema-de-gestao-de-documentos-o-que-e-e-seus-beneficios-2","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/loyal-solutions.com\/pt-br\/sistema-de-gestao-de-documentos-o-que-e-e-seus-beneficios-2\/","title":{"rendered":"Tipos de Sistemas de Gerenciamento de Documentos"},"content":{"rendered":"<p><span style=\"font-weight: 400;\">Nas \u00faltimas d\u00e9cadas, o setor empresarial tem observado grandes transforma\u00e7\u00f5es devido \u00e0 forte influ\u00eancia de uma revolu\u00e7\u00e3o tecnol\u00f3gica sem precedentes. Essas mudan\u00e7as t\u00eam promovido o desenvolvimento de um novo paradigma t\u00e9cnico-econ\u00f4mico, composto por um conjunto de inova\u00e7\u00f5es computacionais e princ\u00edpios organizacionais, com efeito modernizador econ\u00f4mico e social, tanto local quanto global. Essa realidade faz parte de um grande fen\u00f4meno: o surgimento de uma sociedade que gira em torno da informa\u00e7\u00e3o.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Qualquer organiza\u00e7\u00e3o que deseje inserir essas pessoas nesta nova ordem mundial baseada em informa\u00e7\u00f5es, deve planejar uma estrat\u00e9gia que permita que ela seja capaz de se adaptar e melhorar permanentemente, incorporando tecnologias de informa\u00e7\u00e3o, comunica\u00e7\u00e3o e inserindo princ\u00edpios e modelos de gest\u00e3o que promovam a implementa\u00e7\u00e3o de inova\u00e7\u00f5es. Nesse contexto, <\/span><b>os Sistemas de Gerenciamento de Documentos,<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> impulsionados pelos diferentes padr\u00f5es ISO, tornaram-se, em poucos anos, um elemento estrat\u00e9gico essencial para as empresas. Essas normas estabelecem diretrizes, pol\u00edticas e pautas que t\u00eam um impacto favor\u00e1vel em todos os processos associados \u00e0 <\/span><b>Gest\u00e3o de Documentos.<\/b><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Atualmente, as normas ISO evolu\u00edram a fim de permitir trabalhar com documentos, n\u00e3o apenas em suporte f\u00edsico, mas tamb\u00e9m em formato digital. O objetivo \u00e9 maximizar a <\/span><b>Gest\u00e3o<\/b> <b>de Documentos<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> com um importante processo normalizador de suas teorias e pr\u00e1ticas aplic\u00e1veis a diferentes organiza\u00e7\u00f5es, tanto p\u00fablicas quanto privadas. Assim, os <\/span><b>diferentes tipos de<\/b> <b>sistemas de gest\u00e3o de documentos<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> das normas ISO tornaram-se elementos dinamizadores da competitividade empresarial, fornecendo solu\u00e7\u00f5es para todos os tipos de desafios, como otimizar a tomada de decis\u00f5es e melhorar a presta\u00e7\u00e3o de servi\u00e7os, entre muitos outros.<\/span><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Principais normas ISO relacionadas \u00e0 <\/span><b>Gest\u00e3o de Documentos<\/b><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ao longo de sua hist\u00f3ria, a Organiza\u00e7\u00e3o Internacional para a Padroniza\u00e7\u00e3o \u2013<\/span><i><span style=\"font-weight: 400;\">International Organization<\/span><\/i> <i><span style=\"font-weight: 400;\">for<\/span><\/i> <i><span style=\"font-weight: 400;\">Standardization <\/span><\/i><span style=\"font-weight: 400;\">\u2013 aprovou in\u00fameras normas relacionadas \u00e0 <\/span><b>Gest\u00e3o de<\/b> <b>Documentos.<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Cada uma delas constituiu uma enorme relev\u00e2ncia na simplifica\u00e7\u00e3o da gest\u00e3o administrativa das empresas e na facilita\u00e7\u00e3o do controle eficiente e sistem\u00e1tico da cria\u00e7\u00e3o, manuten\u00e7\u00e3o, uso e exclus\u00e3o de documentos. De fato, a fam\u00edlia de normas ISO resultou no nascimento de diferentes <\/span><b>Tipos de Sistemas de Gerenciamento de<\/b> <b>Documentos.<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">\u00a0 Alguns dos mais relevantes s\u00e3o os seguintes:<\/span><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Padr\u00e3o ISO 15489: basicamente, \u00e9 composto de duas partes. No primeiro, os conceitos b\u00e1sicos, princ\u00edpios e requisitos da <\/span><b>Gest\u00e3o de Documentos s\u00e3o definidos<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> nas organiza\u00e7\u00f5es, especificando os elementos a serem levados em conta para garantir um desempenho eficiente. Na segunda parte, \u00e9 fornecido um relat\u00f3rio t\u00e9cnico que prev\u00ea uma metodologia para a implanta\u00e7\u00e3o de um <\/span><b>Sistema de Gest\u00e3o de<\/b> <b>Documentos<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> de acordo com os princ\u00edpios definidos na primeira parte.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Norma ISO 15801: descreve a implementa\u00e7\u00e3o e opera\u00e7\u00e3o de <\/span><b>Sistemas<\/b> <b>de Gerenciamento de Documentos<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> que armazenam informa\u00e7\u00f5es em formato eletr\u00f4nico, fornecendo solu\u00e7\u00f5es para diferentes aspectos: confiabilidade, autenticidade e integridade. Neste contexto, voc\u00ea tamb\u00e9m espec\u00edfica como salvar o ciclo de vida de um documento eletr\u00f4nico, desde o momento da captura inicial at\u00e9 sua eventual destrui\u00e7\u00e3o.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Norma ISO 18492: fornece orienta\u00e7\u00e3o pr\u00e1tica e metodol\u00f3gica para preserva\u00e7\u00e3o a longo prazo e eventual recupera\u00e7\u00e3o de informa\u00e7\u00f5es eletr\u00f4nicas baseadas em documentos, quando o per\u00edodo de reten\u00e7\u00e3o vai al\u00e9m da vida \u00fatil da tecnologia (hardware e software).<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Norma ISO 19005: aborda em tempo h\u00e1bil o tema de <\/span><b>Gerenciamento de<\/b> <b>Documentos<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> em formato de arquivo eletr\u00f4nico para preserva\u00e7\u00e3o a longo prazo. Esta norma inclui uma nova fam\u00edlia de padr\u00f5es ISO projetados para responder \u00e0 crescente necessidade de preservar informa\u00e7\u00f5es em documentos eletr\u00f4nicos, garantindo seu armazenamento perfeito por longos per\u00edodos.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Norma ISO 32000: especifica um formato digital para a implementa\u00e7\u00e3o de <\/span><b>Gest\u00e3o<\/b> <b>de Documentos<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> que possibilite o uso e a troca de documentos eletr\u00f4nicos, independentemente do ambiente tecnol\u00f3gico em que tenham sido criados, modificados ou gerenciados.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Norma ISO 30300: Estipula termos e defini\u00e7\u00f5es aplic\u00e1veis as normas sobre sistemas<\/span> <span style=\"font-weight: 400;\">de<\/span> <span style=\"font-weight: 400;\">gerenciamento<\/span> <span style=\"font-weight: 400;\">de<\/span> <span style=\"font-weight: 400;\">registros<\/span> <span style=\"font-weight: 400;\">MSR<\/span><b> &#8211; <\/b><b><i>Management Systems for Records.<\/i><\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Por sua vez, estabelece as condi\u00e7\u00f5es para a implementa\u00e7\u00e3o de um MSR, especificando seus princ\u00edpios e oferecendo uma abordagem baseada em processos com fun\u00e7\u00f5es para a alta dire\u00e7\u00e3o de uma organiza\u00e7\u00e3o.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Norma ISO 30301: Detalha os requisitos necess\u00e1rios para desenvolver uma pol\u00edtica de gerenciamento de registros. Tamb\u00e9m define os objetivos e metas que uma organiza\u00e7\u00e3o deve empreender para implementar adequadamente as melhorias sist\u00eamicas necess\u00e1rias para uma gest\u00e3o efetiva de <\/span><b>documentos.<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">\u00a0\u00a0<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Norma ISO 9000: embora seja verdade que a vasta fam\u00edlia de padr\u00f5es ISO 9000 \u00e9 especificamente projetada para o gerenciamento da qualidade de produtos e servi\u00e7os nas organiza\u00e7\u00f5es, tamb\u00e9m fornece orienta\u00e7\u00f5es sobre diferentes ferramentas relacionadas aos <\/span><b>Sistemas de Gerenciamento de<\/b> <b>Documentos.<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">\u00a0\u00a0<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Benef\u00edcios <\/span><b>Gest\u00e3o de Documentos<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> do Software de Gerenciamento de Documentos LOYAL SOLUTIONS<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Eficiente, flex\u00edvel e poderoso, o software de <\/span><b>Gest\u00e3o de Documentos<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Loyal foi projetado especificamente para realizar o controle, revis\u00e3o, publica\u00e7\u00e3o, atualiza\u00e7\u00e3o e consulta de bancos de dados, constituindo um excelente recurso digital para as pequenas, m\u00e9dias e grandes empresas.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Nosso software de gerenciamento de documentos fornece os <\/span><b>seguintes<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> benef\u00edcios:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Acesso \u00e1gil a todas as informa\u00e7\u00f5es dispon\u00edveis na empresa, gra\u00e7as a uma simples localiza\u00e7\u00e3o dos documentos.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Personaliza\u00e7\u00e3o dos fluxos de trabalho, devido a uma interface extremamente intuitiva oferecida pelo software.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Confidencialidade da documenta\u00e7\u00e3o, atrav\u00e9s de acesso restrito atribu\u00eddo a cada usu\u00e1rio em particular.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Possibilidade de verificar as diferentes vers\u00f5es de cada documento, gra\u00e7as a um registro ilimitado das mudan\u00e7as produzidas.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Aumento da produtividade, devido a uma redu\u00e7\u00e3o consider\u00e1vel do trabalho na revis\u00e3o e aprova\u00e7\u00e3o de documentos.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">A prote\u00e7\u00e3o eficiente das informa\u00e7\u00f5es, por meio de um \u00fanico banco de dados centralizado, que impede a duplica\u00e7\u00e3o e redund\u00e2ncias.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Ampla redu\u00e7\u00e3o de custos, atrav\u00e9s de menor consumo de papel e baixa manuten\u00e7\u00e3o de impressoras e fotocopiadoras.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">No entanto, como nossa plataforma foi projetada para otimizar todos os processos associados ao desenvolvimento das organiza\u00e7\u00f5es, na LOYAL SOLUTIONS oferecemos n\u00e3o apenas o m\u00f3dulo <\/span><b>DMS (Gest\u00e3o de Documentos), <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">\u00a0mas tamb\u00e9m outros quatro m\u00f3dulos voltados para Gest\u00e3o da Qualidade (QMS), Gest\u00e3o de Desempenho (KPI), Gest\u00e3o de Riscos (RSK) e Gest\u00e3o de Conformidade (CMP).<\/span><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Com mais de duas d\u00e9cadas de hist\u00f3ria em 13 pa\u00edses da Am\u00e9rica Latina e um portf\u00f3lio que ultrapassa 150.000 usu\u00e1rios, na LOYAL SOLUTIONS temos todos os nossos processos certificados sob os mais rigorosos padr\u00f5es ISO. Para mais informa\u00e7\u00f5es, consulte nossos especialistas.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Fontes:<\/span><\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/dialnet.unirioja.es\/servlet\/articulo?codigo=5101938\"><span style=\"font-weight: 400;\">https:\/\/dialnet.unirioja.es\/servlet\/articulo?codigo=5101938<\/span><\/a><\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/www.ambit-bst.com\/blog\/que-caracteristicas-debe-reunir-un-buen-sistema-de-gestion-documental\"><span style=\"font-weight: 400;\">https:\/\/www.ambit-bst.com\/blog\/que-caracteristicas-debe-reunir-un-buen-sistema-de-gestion-documental<\/span><\/a><\/p>\n<p><a href=\"http:\/\/168.121.45.184\/bitstream\/handle\/20.500.11818\/669\/COMTEL-2014-129-136.pdf?sequence=1&amp;isAllowed=y\"><span style=\"font-weight: 400;\">http:\/\/168.121.45.184\/bitstream\/handle\/20.500.11818\/669\/COMTEL-2014-129-136.pdf?sequence=1&amp;isAllowed=y<\/span><\/a><\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/www.isotools.org\/2017\/11\/17\/caracteristicas-del-sistema-de-gestion-de-documentos-iso\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">https:\/\/www.isotools.org\/2017\/11\/17\/caracteristicas-del-sistema-de-gestion-de-documentos-iso\/<\/span><\/a><\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/www.exabyteinformatica.com\/uoc\/Informatica\/Analisis_del_contexto_organizativo\/Analisis_del_contexto_organizativo_(Modulo_4).pdf\"><span style=\"font-weight: 400;\">https:\/\/www.exabyteinformatica.com\/uoc\/Informatica\/Analisis_del_contexto_organizativo\/Analisis_del_contexto_organizativo_(Modulo_4).pdf<\/span><\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Nas \u00faltimas d\u00e9cadas, o setor empresarial tem observado grandes transforma\u00e7\u00f5es devido \u00e0 forte influ\u00eancia de uma revolu\u00e7\u00e3o tecnol\u00f3gica sem precedentes. 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