{"id":8923,"date":"2024-05-27T16:08:02","date_gmt":"2024-05-27T19:08:02","guid":{"rendered":"https:\/\/loyal-solutions.com\/?p=8923"},"modified":"2024-05-27T16:09:04","modified_gmt":"2024-05-27T19:09:04","slug":"gerenciamento-de-documentos-o-software-serve-para-controlar-o-processo","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/loyal-solutions.com\/pt-br\/gerenciamento-de-documentos-o-software-serve-para-controlar-o-processo\/","title":{"rendered":"Gerenciamento de Documentos: O software serve para controlar o processo?"},"content":{"rendered":"

O software de <\/span>Gerenciamento de Documentos<\/b> \u00e9 um recurso computadorizado especialmente projetado para a cria\u00e7\u00e3o, compartilhamento, organiza\u00e7\u00e3o, armazenamento e backup dos documentos digitais de uma empresa. \u00c9 uma ferramenta essencial para a otimiza\u00e7\u00e3o de todos os processos empresariais, gerando uma melhoria constante na produtividade e, consequentemente, um aumento radical nos n\u00edveis de competitividade das organiza\u00e7\u00f5es.<\/span><\/p>\n

Sem d\u00favida, os m\u00e9todos antigos de armazenamento de dados n\u00e3o s\u00e3o mais \u00fateis porque t\u00eam muitas limita\u00e7\u00f5es, tanto t\u00e9cnicas quanto operacionais. Diante disso, o software de gerenciamento de documentos n\u00e3o s\u00f3 garante o acesso imediato \u00e0s informa\u00e7\u00f5es dispon\u00edveis com m\u00faltiplas ferramentas de trabalho, mas tamb\u00e9m garante a vida \u00fatil dos documentos. O cumprimento das normas locais e internacionais tem como resultado, a rentabilidade nas organiza\u00e7\u00f5es de forma consider\u00e1vel.<\/span><\/p>\n

De fato, nos \u00faltimos tempos, o software <\/span>Gest\u00e3o de Documentos<\/b> tornou-se um elemento central para o desenvolvimento dos neg\u00f3cios, em sintonia com a evolu\u00e7\u00e3o acelerada da tecnologia, o volume de dados que uma empresa deve gerenciar se multiplicou de forma exponencial. As organiza\u00e7\u00f5es tendem cada vez mais a adquirir esse recurso computadorizado como parte da migra\u00e7\u00e3o para o universo digital, sem o qual nenhuma empresa poderia ter sucesso nos neg\u00f3cios do futuro.<\/span><\/p>\n

Uma vez que os dados do s\u00e9culo XXI s\u00e3o o ouro, sua gest\u00e3o n\u00e3o pode ser insignificante. Por essa raz\u00e3o, um software de <\/span>Gerenciamento de Documentos<\/b> n\u00e3o representa apenas a melhor op\u00e7\u00e3o quando se trata de organizar e controlar de forma eficaz todos os processos, mas tamb\u00e9m \u00e9 um trampolim para aproveitar todos os benef\u00edcios que a tecnologia oferece.<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

Fluxos de Trabalho em Gest\u00e3o de Documentos \u2013 Benef\u00edcios<\/b><\/p>\n

Embora a oferta de solu\u00e7\u00f5es de software de <\/span>Gest\u00e3o de Documentos<\/b> cres\u00e7a dia<\/span> ap\u00f3s dia, nem todos t\u00eam o n\u00edvel profissional que as empresas exigem. Por isso, \u00e9 muito importante que os gestores respons\u00e1veis por cada organiza\u00e7\u00e3o saibam como aconselhar as mesmas antes de escolher um software de gerenciamento de documentos. \u00c0s vezes, uma m\u00e1 escolha pode levar a s\u00e9rios inconvenientes operacionais, perda de informa\u00e7\u00f5es valiosas, tempo perdido, despesas desnecess\u00e1rias e, acima de tudo, o n\u00e3o aproveitamento de grandes oportunidades de neg\u00f3cios.<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

O<\/span> software de <\/span>Gerenciamento de Documentos<\/b> de n\u00edvel profissional deve oferecer uma ampla gama de recursos, incluindo \u201cFluxo de Trabalho\u201d. Basicamente, um <\/span>Workflow<\/span><\/i> \u00e9 um conjunto de etapas ou sele\u00e7\u00f5es de atividades, que determinam como desenvolver um processo e a metodologia a seguir para alcan\u00e7ar um objetivo estipulado. Dada a tend\u00eancia atual das organiza\u00e7\u00f5es que est\u00e3o em busca de agilidade e descentraliza\u00e7\u00e3o em todas as tarefas, principalmente administrativas e comerciais, o \u201c<\/span>Workflow\u201d<\/span><\/i> representa uma ferramenta-chave em qualquer software de Gest\u00e3o de Documentos.<\/span><\/p>\n

Desta forma, um \u201c<\/span>Fluxo de Trabalho\u201d<\/span><\/i> permite definir como as tarefas devem ser estruturadas, quais etapas devem ser conclu\u00eddas e qual \u00e9 a sua ordem correta em rela\u00e7\u00e3o a outras a\u00e7\u00f5es. Por sua vez, a sincroniza\u00e7\u00e3o dessas tarefas permite determinar a dire\u00e7\u00e3o em que as informa\u00e7\u00f5es devem fluir dentro da empresa, facilitando o monitoramento das tarefas e verificando suas conformidades.\u00a0 Portanto, o principal objetivo dos fluxos de trabalho \u00e9 reduzir o tempo e otimizar a realiza\u00e7\u00e3o de tarefas, coordenando processos, pessoas e m\u00e1quinas.<\/span><\/p>\n

Desde a sua elabora\u00e7\u00e3o, altera\u00e7\u00f5es, preserva\u00e7\u00e3o final ou destrui\u00e7\u00e3o, cada documento ao longo de sua vida, atravessa diferentes inst\u00e2ncias de edi\u00e7\u00e3o e passa por in\u00fameras m\u00e3os. Atrav\u00e9s de um \u201c<\/span>Fluxo de<\/span><\/i> Trabalho\u201d,<\/span><\/i> \u00e9 poss\u00edvel realizar a automa\u00e7\u00e3o e controle dos processos que s\u00e3o realizados com documentos dentro de uma empresa, atribuindo responsabilidades, definindo m\u00e9todos e estipulando hor\u00e1rios de trabalho. Gra\u00e7as \u00e0s ferramentas de fluxo de trabalho que integram o software de <\/span>Gerenciamento de Documentos<\/b>, as empresas s\u00e3o internamente organizadas e controladas por cada um de seus processos.<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

DMS, Software de Gerenciamento de Documentos da LOYAL SOLUTIONS<\/b>\u00a0<\/span><\/p>\n

Com a firme miss\u00e3o de ajudar as organiza\u00e7\u00f5es a alcan\u00e7ar os mais altos padr\u00f5es de produtividade, a LOYAL SOLUTIONS oferece seu software de <\/span>Gerenciamento<\/b> de Documentos<\/b>, ou DMS, para que as informa\u00e7\u00f5es estejam sempre dispon\u00edveis, a qualquer hora, em qualquer lugar, para todos os membros de uma empresa. Simples, poderoso e flex\u00edvel, este m\u00f3dulo \u00e9 projetado especificamente para ser utilizado tanto quanto em PME\u2019s como em grandes organiza\u00e7\u00f5es, fornecendo estrat\u00e9gias digitais not\u00e1veis que visam aumentar a satisfa\u00e7\u00e3o do cliente, facilitar a intera\u00e7\u00e3o com fornecedores e superar o n\u00edvel de desempenho dos concorrentes.<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

Especificamente, nosso software de Gest\u00e3o de Documentos \u00e9 desenhado com o objetivo de gerenciar todos os documentos criados em uma empresa, para controle, publica\u00e7\u00e3o, atualiza\u00e7\u00e3o e consulta dos diferentes membros da organiza\u00e7\u00e3o. \u00c9 um m\u00f3dulo capaz de garantir que cada membro da empresa tenha acesso a todas as informa\u00e7\u00f5es necess\u00e1rias de forma eficiente e segura. Al\u00e9m disso, permite identificar de forma clara e intuitiva todos os documentos, independente do nome, vers\u00e3o, tipo, data de cria\u00e7\u00e3o, status etc.<\/span><\/p>\n

Por outro lado, nosso software de<\/span> Gerenciamento de Documentos<\/b> registra as altera\u00e7\u00f5es realizadas em cada arquivo digital, utilizando fun\u00e7\u00f5es de controle, incorporando uma tabela que possibilita mostrar o hist\u00f3rico de altera\u00e7\u00f5es. Tamb\u00e9m \u00e9 poss\u00edvel estabelecer um fluxo de trabalho para a elabora\u00e7\u00e3o, revis\u00e3o e aprova\u00e7\u00e3o dos diferentes documentos. Por fim, garante a confidencialidade, limitando o acesso de determinadas pastas a pessoas que possuem os n\u00edveis de autoridade exigidos, definindo n\u00edveis de acesso e, assim, garantindo a integridade das informa\u00e7\u00f5es.<\/span><\/p>\n

A LOYAL SOLUTIONS \u00e9 uma empresa que, com mais de 20 anos de experi\u00eancia, \u00e9 l\u00edder em sistemas tecnol\u00f3gicos para a gest\u00e3o das \u00e1reas corporativas de qualidade, risco e compliance<\/span>.<\/span><\/i> Temos ampla experi\u00eancia, portf\u00f3lio de servi\u00e7os e suporte de mais de 150.000 usu\u00e1rios distribu\u00eddos em 13 pa\u00edses da Am\u00e9rica Latina. \u00c9 claro que todos os nossos processos s\u00e3o devidamente certificados sob a ISO 9001:2015. Por tudo isso, nosso software de Gest\u00e3o de Documentos \u00e9 a melhor forma de fornecer, por meio de f\u00e1cil integra\u00e7\u00e3o, solu\u00e7\u00f5es colaborativas \u00e1gil e ordenada, garantindo um controle efetivo de todos os processos de uma empresa.<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

Bibliografia:\u00a0<\/span><\/p>\n

https:\/\/soaint.com\/gestion-documental\/<\/span><\/a><\/p>\n

https:\/\/www.openkm.com\/es\/<\/span><\/a><\/p>\n

https:\/\/www.kantansoftware.com\/blog\/software-para-gestion-de-documentos-iso-que-caracteristicas-debe-reunir\/<\/span><\/a><\/p>\n

https:\/\/www.datadec.es\/blog\/workflow-workflow-work-documentary<\/span><\/a><\/p>\n

https:\/\/www.r2docuo.com\/es\/workflow-bpm<\/span><\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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