Gestión de Documentos: ¿Sirven los softwares para controlar el proceso?

Gestión de Documentos: Sirven los softwares para controlar los procesos?

Un software de Gestión de Documentos es un recurso informático especialmente diseñado para la creación, intercambio, organización, almacenamiento y resguardo de los documentos digitales de una empresa. Se trata de una herramienta imprescindible para la optimización de todos los procesos empresariales, generando una mejora constante de la productividad y, en consecuencia, un aumento radical de los niveles de competitividad de las organizaciones.

Sin lugar a dudas, los antiguos sistemas de almacenamiento de datos han dejado de ser útiles porque presentan demasiadas limitaciones, tanto técnicas como operativas. Frente a esto, el software de Gestión de Documentos no sólo asegura un acceso inmediato a la información disponible, con múltiples herramientas de trabajo, sino que también garantiza el ciclo de vida de los documentos, su interoperabilidad y el cumplimiento de las normativas locales e internacionales. Como resultado de todo esto, la rentabilidad en las organizaciones se incrementa de forma considerable.

De hecho, en los últimos tiempos, el software de Gestión de Documentos se ha convertido en un elemento central para el desarrollo de los negocios ya que, en sintonía con la acelerada evolución de la tecnología, el volumen de datos que una empresa debe gestionar se ha multiplicado de forma exponencial. Las organizaciones tienden, cada vez más, a adquirir este recurso informático como parte de la migración al universo digital, sin la cual ninguna empresa podría tener éxito en los negocios del futuro.

Efectivamente, dado que los datos son el oro del siglo XXI, su gestión no puede nunca constituir un asunto meramente marginal en la consecución de las actividades de cualquier empresa. Por este motivo, un software de Gestión de Documentos no sólo representa la mejor opción a la hora de organizar y controlar eficazmente todos los procesos en materia de datos, sino que además constituye un trampolín hacia el aprovechamiento de todos los beneficios que la tecnología ofrece.

 

Los beneficios del Workflow en el software de Gestión de Documentos

Si bien la oferta de soluciones en materia de software de Gestión de Documentos crece día a día, no todos tienen el nivel profesional que las empresas requieren. Por esta razón, es muy importante que los responsables a cargo de cada organización sepan asesorarse debidamente antes de elegir un software de gestión documental. En ocasiones, una mala elección puede acarrear graves inconvenientes operativos, pérdida de información valiosa, desperdicio de tiempo, gastos innecesarios y, sobre todo, el desaprovechamiento de importantes oportunidades de negocios.

Un software de Gestión de Documentos de nivel profesional debe ofrecer un amplio abanico de recursos, entre los que cabe destacar el Workflow o flujo de trabajo. Básicamente, un Workflow es un conjunto de pasos o secuencias de actividades que determinan la forma de desarrollar un proceso y la metodología a seguir para lograr un objetivo estipulado. Dada la tendencia actual de las organizaciones a buscar agilidad y descentralización en todas las tareas, fundamentalmente administrativas y comerciales, el Workflow representa una herramienta clave en cualquier software de Gestión de Documentos.

De esta manera, un Workflow permite definir cómo deben estructurarse las tareas, qué pasos se deben cumplir y cuál es su orden correlativo respecto a otras acciones. A su vez, esta sincronización de las tareas posibilita la determinación de la dirección en que debe fluir la información dentro de la empresa, al tiempo que facilita el seguimiento de las tareas y la verificación del cumplimiento de las mismas. Por tanto, el principal objetivo de los flujos de trabajo consiste en reducir el tiempo y optimizar la realización de las tareas, mediante la coordinación de procesos, personas y máquinas.

Desde su creación inicial, posteriores modificaciones, y conservación o destrucción final, cada documento, a lo largo de su vida, atraviesa distintas instancias de edición y pasa por numerosas manos. Mediante un Workflow se consigue la automatización y el control de los procesos que se realizan con los documentos dentro de una empresa, asignándole responsabilidades, fijando métodos y estipulando tiempos de trabajo. Gracias a las herramientas del Workflow que integran un software de Gestión de Documentos, las organizaciones se ordenan internamente, agilizan sus tareas y controlan mejor cada uno de sus procesos.

 

DMS, el software de Gestión de Documentos de LOYAL SOLUTIONS

 Con la firme misión de ayudar a las organizaciones a alcanzar los más altos estándares de productividad, LOYAL SOLUTIONS ofrece su software de Gestión de Documentos, o DMS, para que la información esté siempre disponible, en cualquier momento y lugar, para todos los miembros de una empresa. Simple, potente y flexible, este módulo está específicamente diseñado para ser empleado tanto en PYMES como en grandes compañías, brindando notables estrategias digitales tendientes a incrementar la satisfacción de los clientes, facilitar la interacción con los proveedores y superar el nivel de desempeño de los competidores.

Concretamente, nuestro software de Gestión Documental está preparado con el objetivo de administrar todos los documentos generados en una empresa para su control, publicación, actualización y consulta de los distintos miembros de la organización. Se trata de un módulo capaz de garantizar que cada integrante de la empresa tenga acceso a toda la información requerida de forma eficiente y segura. Además, permite identificar con claridad y de manera intuitiva todos los documentos, según su nombre, versión, tipo, fecha de elaboración, estado, etc.

Por otro lado, nuestro software de Gestión de Documentos registra los cambios operados en cada archivo digital mediante el uso de funciones de control, incorporando una tabla que muestra el historial de cambios. Además hace posible establecer un flujo de trabajo para la elaboración, revisión y aprobación de los distintos documentos. Por último, asegura la confidencialidad, limitando el acceso de ciertas carpetas a personas que cuenten con los niveles de autoridad requeridos, definiendo niveles de acceso y asegurando así la integridad de la información.

LOYAL SOLUTIONS es una empresa que, con más de 20 años de trayectoria, es líder en sistemas tecnológicos para la gestión de las áreas corporativas de calidad, riesgo y compliance. Contamos con una vasta experiencia, un amplio portafolio de servicios y el apoyo de más 150.000 usuarios distribuidos en 13 países latinoamericanos. Por supuesto, todos nuestros procesos se encuentran debidamente certificados bajo la norma ISO 9001:2015. Por todo esto, nuestro software de Gestión de Documentos es la mejor manera para aportar, mediante una fácil integración, soluciones colaborativas de manera ágil y ordenada, garantizando el control eficaz de todos los procesos de una empresa.

 

Bibliografía:

https://soaint.com/gestion-documental/

https://www.openkm.com/es/

https://www.kantansoftware.com/blog/software-para-gestion-de-documentos-iso-que-caracteristicas-debe-reunir/

https://www.datadec.es/blog/workflow-flujo-de-trabajo-documental

https://www.r2docuo.com/es/workflow-bpm

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